Spis treści

• Menu 'Program'
• Ustawienia
  • Połączenie z API M/store
  • Oddziały
  • Towary
    • 1. Jak włączyć synchronizację towarów?
    • 2. Kwalifikacja towarów do sprzedaży poprzez M/store
    • 3. Synchronizacja minimalnej ilości
    • 4. Jednostki sprzedaży towaru
      • 4.1. Podstawowa jednostka miary
      • 4.2. Zbiorcza jednostka miary M/store
      • 4.3. Niestandardowa jednostka miary (podstawowa)
      • 4.4. Niestandardowa zbiorcza jednostka miary – Słownik jednostek
  • Ceny
  • Stany
  • Zamówienia
  • Kontrahenci
  • Inne

Menu 'Program' Spis treści ↑

Ustawienia są dostępne z poziomu Menu 'Program'.

Pozostałe elementy Menu 'Program' zostały omówione w rozdziale Konfiguracja i Menu 'Program'.

Rysunek 1

Ustawienia Spis treści ↑

W zakładce Ustawienia użytkownik ma możliwość określenia wszystkich parametrów, na podstawie których będzie się odbywała wymiana danych pomiędzy systemem M/store a Subiektem GT.

Rysunek 2

Połączenie z API M/store Początek sekcji ↑

Zakładka Połączenie służy do wpisania danych połączeniowych do serwisu M/store.

Użytkownik chcący zintegrować swojego Subiekta GT z serwisem M/store i zautomatyzować przebieg procesów wymiany danych musi zwrócić się do M/store (kontakt@mstore.com.pl lub +48 515 215 590) w celu otrzymania klucza API.

Rysunek 3

Otrzymany klucz API należy wpisać do pola Adres (1), a następnie wykonać polecenie Sprawdź połączenie (2). Komunikat 'Udało się nawiązać połączenie z M/store' świadczy o prawidłowym nawiązaniu kontaktu z bazą M/store.

Oddziały Początek sekcji ↑

Zakładka Oddziały jest przeznaczona do przyporządkowania magazynów Subiekta do Oddziałów w systemie M/store.

Rysunek 4

Polecenie Dodaj pozwala założyć nowy oddział w M/store na podstawie magazynu z Subiekta.

Rysunek 5

• Nazwa oddziału – nazwa oddziału w M/store. Oddział w M/store jest odpowiednikiem magazynu w Subiekcie. Wpisana tu Nazwa będzie widoczna na liście oddziałów M/store w profilu dystrybutora. Nazwa jest wymagana oraz musi być unikalna. Można tutaj wpisać dowolną wartość alfanumeryczną, np. 'Magazyn Główny'
• ID oddziału – identyfikator oddziału w M/store, wg którego dany oddział (magazyn) będzie rozpoznawany w M/store. Wprowadzona wartość jest wymagana oraz musi być niepowtarzalna. Można tutaj wpisać dowolną wartość alfanumeryczną, np. 'MAG'
• Magazyn dla ZK – wybór magazynu z Subiekta, w którym będą generowane dokumenty Zamówienie od klienta (ZK) na podstawie zamówień złożonych poprzez serwis M/store. Magazyn ten będzie również służył do prezentowania bieżących stanów magazynowych (dostępności) towarów oferowanych dla wybranego Oddziału
• Lista dodatkowych magazynów składających się na stan – wybór dodatkowych magazynów z Subiekta, które nie są zdefiniowane w M/store jako osobne Oddziały. Zaznaczenie dodatkowych magazynów spowoduje, że stan magazynowy (dostępność) danego towaru w serwisie M/store będzie sumą stanu Magazynu dla ZK oraz stanów magazynów dodatkowych. Pole to nie jest wymagane.
• Cecha kontrahenta przypisanego do oddziału – pozwala na przyporządkowanie kontrahenta do Oddziału M/store. Kontrahent z Subiekta może być przyporządkowany tylko do jednego oddziału, może mieć więc w Subiekcie TYLKO JEDNĄ cechę użytą do kwalifikacji oddziałów.
• Dane adresowe / Dane kontaktowe – pola do wpisania danych Oddziałów. Polecenie 'Pobierz dane magazynu z Subiekta' pozwala automatycznie wypełnić pola danymi zgromadzonymi w Subiekcie, przy czym pole Region zawiera listę regionów zdefiniowaną w serwisie M/store i trzeba wybrać właściwy wpis manualnie.

Polecenie Edytuj pozwala na wprowadzenie zmian w parametrach oddziałów istniejących.

Towary Początek sekcji ↑

Synchronizacja towarów pozwala na przeniesienie z Subiekta GT do serwisu M/store niektórych informacji o towarze: 

• cena
• jednostka sprzedaży wraz z przelicznikiem opakowania zbiorczego
• minimalna ilość sprzedaży
• stawka podatku VAT
• Symbol z Subiekta (jako ID dystrybutora)

Identyfikacja towaru
Towary w serwisie M/store są porównywane z towarami w Subiekcie na podstawie kodu kreskowego EAN. Jeżeli kod kreskowy nie jest zgodny, towar zostanie pominięty.

Nazwa towaru oraz kod EAN pochodzą z serwisu M/store i nie podlegają modyfikacji ze strony Subiekta.

Synchronizacja towarów nie jest wymagana. Brak włączenia synchronizacji powoduje, że wszystkie informacje o towarach muszą być wpisywane manualnie poprzez panel dystrybutora M/store.

Rysunek 6

1. Jak włączyć synchronizację towarów?

Włączenie synchronizacji towarów odbywa się poleceniem 'Włącz synchronizację towarów'.

2. Kwalifikacja towarów do sprzedaży poprzez M/store

Kwalifikacja towarów – ustawienie określa, które towary z Subiekta GT mają być synchronizowane do serwisu M/store:

• Wszystkie towary
• Spełniające wybrane warunki – można wybrać jeden lub wiele warunków, przy czym aby towar został rozpoznany, musi spełnić jednocześnie wszystkie wybrane warunki
  

  Wycofanie towarów z oferty
  Po wyłączeniu kwalifikatora (np. usunięcie Cechy kwalifikującej dany towar do M/store), stan magazynowy towaru w serwisie M/store zostanie wyzerowany, a towar zostanie wycofany z oferty dystrybutora.

  Rysunek 7

  
  

3. Synchronizacja minimalnej ilości

Synchronizacja minimalnej ilości – wybór pola własnego kartoteki towaru w Subiekcie, w którym zostanie umieszczona wartość minimalnej ilości tego towaru, którą klient może zamówić w ramach 1 pozycji zamówienia (pole 'Minimalna ilość jedn. sprz.' w M/store)

Rysunek 8

4. Jednostki sprzedaży towaru

Jednostka sprzedaży – wybór pól własnych kartoteki towaru w Subiekcie, w którym można (czyli wcale nie trzeba!) umieścić jednostkę miary stosowaną w M/store wraz z przelicznikiem. Kiedy można, a kiedy trzeba, wyjaśniają poniższe podpunkty:

4.1. Podstawowa jednostka miary

Jeżeli dany towar z Subiekta jest sprzedawany w M/store w jednostkach podstawowych (szt.), a w kartotece w Subiekcie jako Podstawową jednostkę miary wpisano szt., to nie trzeba wykonywać żadnych dodatkowych czynności. Jednostka zostanie prawidłowo zinterpretowana, a towar będzie sprzedawany w sztukach w cenie jednostkowej.

Jeżeli dany towar z Subiekta jest zawsze sprzedawany w jednostkach zbiorczych (czyli zarówno poprzez Subiekta jak i M/store), można w kartotece towaru Subiekta wpisać jako Podstawową jednostkę miary jednostkę zbiorczą, która występuje w M/store dla tego towaru (tabela jednostek znajduje się poniżej, na końcu rozdziału). Jednostka z Subiekta zostanie prawidłowo rozpoznana wśród istniejących jednostek sprzedażowych.

W tym trybie, cena towaru z Subiekta jak również stan magazynowy nie zostaną przeliczone przez liczbę sztuk w opakowaniu, ponieważ z założenia zastosowanie jednostki zbiorczej jako jednostki podstawowej w Subiekcie oznacza, że cena oraz stan magazynowy dotyczą całego opakowania.

Warunkiem prawidłowego dopasowania w tym trybie jest, aby dana jednostka zbiorcza występowała dla danego towaru tylko 1 raz. Jeżeli towar może być sprzedawany w różnych jednostkach (np. Zgrzewka 6 szt. oraz Zgrzewka 12 szt), program zgłosi ten fakt na liście błędów. Taki przypadek należy obsłużyc metodą opisaną w podpunkcie 4.2.

Rysunek 9

4.2. Zbiorcza jednostka miary M/store

Jeżeli towar z Subiekta jest sprzedawany poprzez serwis M/Store w jednostkach miary innych niż sztuki, należy wpisać typ wybranej jednostki (np. CR) oraz przelicznik w polach własnych tego towaru w Subiekcie.

Można wybrać wyłącznie typ jednostki, który znajduje się na poniższej liście jednostek dostępnych w M/Store.

Przelicznik musi być liczbą, która wskazuje ilość danego towaru z Subiekta w jednostce użytej w serwisie M/Store.

Przykład: w Subiekcie towar jest sprzedawany jako sztuka (szt.), a w M/Store jako Zgrzewka 6 sztuk --> w polach własnych w Subiekcie należy wpisać odpowiednio PU (lub Zgrzewka) oraz 6.

Rysunek 10

Następnie w ustawieniach 'Nazwa/Typ' oraz 'Przelicznik' należy wybrać pola własne, które zostały użyte w Subiekcie do wpisania typu oraz przelicznika.

Niezdefiniowanie w Subiekcie pola własnego dla jednostki sprzedażowej lub pozostawienie istniejącego pola pustego spowoduje, że w serwisie M/store zostanie przyjęta Podstawowa jednostka miary z Subiekta (jeżeli zostanie rozpoznana). Może to być szt., jednak program rozpoznaje także pozostałe dopuszczone jednostki sprzedażowe z powyższej listy.

Jeżeli zatem Podstawową jednostką miary będzie Karton, a jest on obsługiwany dla danego towaru przez M/store, to jako jednostka sprzedażowa zostanie wybrany Karton. Warunkiem automatycznego dobrania jednostki sprzedażowej jest, aby jednostka ta występowała tylko raz dla danego towaru w M/store - jeżeli więc Karton występuje dla danego towaru w różnych wielkościach (np. Skrzynka (18 szt.) oraz Skrzynka (24 szt.)), to program zgłosi błąd, a towar zostanie pominięty.

UWAGA! W przypadku zastosowania jednostki sprzedażowej jako jednostki podstawowej w Subiekcie, należy w kartotece towaru w Subiekcie zastosować cenę zbiorczą. Stan magazynowy oraz cena nie są w tym przypadku przeliczane przez przelicznik M/store - zostało to szerzej opisane powyżej w punkcie 4.1.

Wpisanie w Subiekcie jednostki sprzedaży, która nie istnieje w M/store lub wpisanie nieistniejącego przelicznika spowoduje, że towar zostanie pominięty podczas synchronizacji.

Pozostawienie pustego pola z przelicznikiem spowoduje, że program automatycznie wybierze jedyny istniejący w M/store przelicznik dla danego towaru. Jeżeli w M/store przelicznik występuje więcej niż 1 raz dla wybranej jednostki sprzedażowej (np. Skrzynka (18 szt.) oraz Skrzynka (9 szt.)), to program zgłosi błąd, a towar zostanie pominięty.

Niewybranie pól własnych w ustawieniach spowoduje, że jako domyślna jednostka zostanie ustawiona podstawowa jednostka miary z Subiekta.

Lista jednostek sprzedaży dostępnych w serwisie M/store - wpis w polu własnym Subiekta musi być dokładnie taki sam jak określenia występujące w poniższej tabeli:

4.3. Niestandardowa jednostka miary (podstawowa)

Jednostka miary zastosowana w Subiekcie jako Podstawowa jednostka miary, która nie występuje w serwisie M/store jest podczas synchronizacji danych interpretowana jako Sztuka. Oznacza to, że można w Subiekcie stosować dowolne jednostki (np. butelka, puszka, beczka itp.). Cena towaru podana w Subiekcie, jak również stan magazynowy nie zostaną przeliczone.

Rysunek 11

4.4. Niestandardowa zbiorcza jednostka miary – Słownik jednostek

Użytkownicy prowadzący sprzedaż hurtową "na opakowania zbiorcze", mający w swoim Subiekcie - jako Podstawowa jednostka miary – zdefiniowane jednostki zbiorcze, które nie występują w serwisie M/store, mogą wprowadzić "tłumaczenie" swoich jednostek.

Funkcja ma zastosowanie dla tych użytkowników, którzy od dawna używają "swoich" jednostek zbiorczych podczas sprzedaży towarów (np. opak. zb., skrzynia, transporter, itp.)  i ich zmiana w Subiekcie wiązałaby się z dużym nakładem pracy (konieczność zmiany setek lub tysięcy kartotek towarowych). 

Rysunek 12

Słownik jednostek pozwala wybrać z listy jednostki używane w Subiekcie i przyporządkować im jednostki obowiązujące w Mstore.

Po wprowadzeniu danych, program automatycznie rozpozna i przyporządkuje jednostkę zbiorczą w M/store. Cena w Subiekcie musi być podana za całe opakowanie, a stan magazynowy w Subiekcie musi wyrażać liczbę opakowań, gdyż algorytm nie przelicza niestandardowych jednostek zbiorczych.

Rysunek 13

Uwaga!
Używając niestandardowych jednostek zbiorczych, wprowadzenie tłumaczenia jest absolutnie konieczne.
Pominięcie tłumaczenia spowoduje, że jednostka zbiorcza będzie interpretowana zgodnie z algorytmem opisanym w podpunkcie 4.3. Oznacza to, że jednostka zbiorcza zostanie zinterpretowana jako sztuka i jej cena oraz stan zostaną wyświetlone w M/store niezgodnie ze stanem faktycznym!

Warunkiem prawidłowego rozpoznania jednostki zbiorczej w powyższej sytuacji jest ponadto, aby dana jednostka zbiorcza występowała w M/store tylko 1 raz, gdyż funkcja nie posiada możliwości autonomicznego wyboru właściwej jednostki (brak podanego przelicznika w Subiekcie). Jeżeli więc dla danego towaru istnieje więcej rodzajów opakowań zbiorczych, to zastosowanie powyższej metody nie będzie skuteczne. W takim przypadku należy skorzystać z metody opisanej powyżej w podpunkcie 4.2.

Rysunek 14

Ceny Początek sekcji ↑

Zakładka Ceny pozwala na ustalenie, który poziom cen z Subiekta ma być prezentowany jako ceny sprzedaży towarów poprzez serwis M/store.

Rysunek 15

Polecenie Synchronizacja cen włącza/ wyłącza synchronizację cen. Wyłączenie synchronizacji powoduje, że ceny muszą być wpisywane poprzez panel dystrybutora serwisu M/store.

Wybór jednego z poziomów cen powoduje, że cena towaru z wybranego poziomu z Subiekta zostanie wysłana do serwisu M/store jako cena 1 szt. danego asortymentu.

Jeżeli sprzedaż w M/store odbywa się w innych jednostka miary niż podstawowa jednostka miary z Subiekta, należy w zakładce Towary skonfigurować sekcję Inna jednostka sprzedaży.

Stany Początek sekcji ↑

Zakładka Stany umożliwia przesyłanie z Subiekta do serwisu M/store aktualnych stanów magazynowych lub dostępności towarów.

Jako dostępność rozumiemy stan magazynowy pomniejszony o aktualne rezerwacje.

Rysunek 16

Stan magazynowy (dostępność) w Subiekcie musi być liczbą całkowitą. 

Do serwisu M/store są przekazywane stany (dostępności) z magazynów Subiekta wybranych w zakładce Oddziały.

Funkcja Dostępność towaru w ofercie wg stanu magazynowego (3) pozwala na wyłączenie z oferty takiego towaru, który w magazynie w Subiekcie jest niedostępny (brak stanu lub brak dostępności w zależności od wybranego typu stanu). Towar taki zostaje wyłączony z oferty tylko w tym Oddziale M/store, z którym jest powiązany magazyn Subiekta wykazujący braki (rys. poniżej). Towar wyłączony z oferty nie będzie widoczny dla klientów danego Oddziału.

Rysunek 17

Wyłączenie funkcji spowoduje, że towar o zerowym stanie lub zerowej dostępności będzie widoczny w ofercie M/store, ale klient nie będzie mógł go zakupić.

Zamówienia Początek sekcji ↑

Na zakładce Zamówienia odbywa się sterowanie synchronizacją zamówień złożonych w serwisie M/store. Proces ten jest dwukierunkowy i obejmuje:

• dodawanie zamówień do Subiekta GT jako dokument 'Zamówienie od klienta' (ZK)
• informowanie serwisu M/store o bieżącym stanie realizacji zamówienia

Rysunek 18

1. Zakładka Ogólne umożliwia wprowadzenie ustawień podstawowych:
   • Kategoria – określa jaka kategoria zostanie nadana dla dokumentu Zamówienie od klienta (ZK). Brak wyboru oznacza, że zostanie nadana kategoria domyślna dla ZK w Subiekcie.
   • Rezerwacja stanów magazynowych – określa, czy ZK dodane do Subiekta będzie rezerwowało towar
   • Synchronizuj zamówienia ze statusem – synchronizacji do Subiekta będą podlegały wyłącznie zamówienia, które w serwisie M/store są oznaczone wybranym statusem
     
     
2. Zakładka Statusy służy do zmiany statusu zamówienia w serwisie M/store na podstawie etapu realizacji zamówienia w Subiekcie (np. wystawienie faktury sprzedaży w Subiekcie spowoduje zmianę statusu zamówienia w M/store na 'Zrealizowane').

Rysunek 19

Kontrahenci Początek sekcji ↑

Synchronizacja kontrahentów polega na porównaniu kontrahentów istniejących w serwisie M/store z kartotekami kontrahentów w Subiekcie.

Podczas synchronizacji kontrahentów nie są wysyłane do M/store żadne informacje – dane kontrahentów zapisane w M/store nie podlegają aktualizacji.

Program nie dodaje nowych kontrahentów z Subiekta do M/store.

Warunki, które muszą być spełnione dla synchronizacji kontrahentów:

1. identyfikacja kontrahenta - jednoznaczne rozpoznanie, czy kontrahent z M/store istnieje w Subiekcie. Identyfikacja kontrahenta nie podlega ustawieniom - więcej w niebieskiej ramce (poniżej),
2. kwalifikacja do serwisu M/store
3. przyporządkowanie Kh do oddziału - opcjonalnie tylko w przypadku pracy w trybie wielooddziałowym. Aby przyporządkować kontrahenta do oddziału należy mu nadać w Subiekcie Cechę, która została użyta w definicji Oddziału (rozdział Oddziały)
   Praca z jednym oddziałem nie wymaga określenia przyporządkowania do oddziału.

Identyfikacja kontrahentów
Kontrahenci z serwisu M/store są rozpoznawani w Subiekcie na podstawie zgodności:
- numeru NIP
- miasta
- ulicy
- numeru domu (opcjonalnie, jeżeli powyższe dane się dublowały, np. dwa oddziały firmy mieszczą się na tej samej ulicy)

Uwaga na zgodność danych kontrahenta!
Warunkiem rozpoznania kontrahenta jest absolutna poprawność zapisania powyższych danych kontrahenta (NIP, miasto, ulica, numer domu) w kartotece w Subiekcie.

Wszelkie błędy, skróty, literówki, umieszczanie danych w niewłaściwych polach w Subiekcie itp. spowodują, że kontrahent nie zostanie rozpoznany.

Rysunek 20

1. Kwalifikacja kontrahentów - ustawienie obowiązkowe - określa, którzy kontrahenci z Subiekta GT mają być synchronizowani do serwisu M/store:
   • Wszyscy kontrahenci
   • Spełniające wybrane warunki – można wybrać jeden lub wiele warunków, przy czym aby towar został rozpoznany, musi spełnić jednocześnie wszystkie wybrane warunki (np. Kontrahent sklepu internetowego, który należy do wybranej Grupy kontrahentów oraz posiada właściwą Cechę)
2. Segment - ustawienie opcjonalne - pozwala na rozdzielenie swoich kontrahentów do poszczególnych kategorii (segmentów). Funkcja pozwala na utworzenie struktury kategorii maksymalnie do 3 poziomów na podstawie Grupy kontrahenta, Cechy kontrahenta oraz Branży z Subiekta. 
   Cechy, które biorą udział w segmentowaniu - w przypadku skorzystania z Cech kontrahentów, należy wybrać, które cechy z Subiekta będą tworzyły strukturę kategorii.

Inne Początek sekcji ↑

Zakładka 'Inne' jest zakładką techniczną (serwisową). Pozwala na umieszczenie plików tymczasowych niezbędnych do prawidłowej pracy programu w miejscu innym niż domyślne oraz na włączenie zapisywania dodatkowych informacji podczas synchronizacji.

Rysunek 21

1. Inny katalog tymczasowy. Program podczas normalnej pracy zapisuje lokalnie dane tymczasowe niezbędne do jego działania. Z folderu alternatywnego należy skorzystać, gdy program w trakcie pracy zgłasza błędy związane z dostępem do lokalizacji domyślnej Windows (np. użytkownik komputera nie ma stosownych uprawnień do korzystania z niektórych zasobów swojego komputera). Należy w takim przypadku wskazać folder, który jest dostępny dla użytkownika Windows podczas standardowego korzystania z komputera.
2. Rozszerzone logowanie towarów. Włączenie funkcji powoduje, że do loga typu 'Info' zapisywane są dodatkowe informacje, które pojawiają się na ekranie w trybie interfejsowym. Dzięki temu, podczas pracy automatycznej, można zapoznać się z wartościami, które zostały przekazane do serwisu M/store. Obecnie są to: cena towaru oraz stan/ dostępność towaru. Z funkcji należy skorzystać w przypadku, gdy dane w serwisie M/store są niezgodne z oczekiwaniem. Podczas normalnego korzystania z programu, funkcja powinna być wyłączona, aby niepotrzebnie nie zajmować przestrzeni dyskowej.
3. Rozszerzone logowanie kontrahentów. Włączenie funkcji powoduje, że do loga typu 'Info' zapisywane są dodatkowe informacje, które pojawiają się na ekranie w trybie interfejsowym. Dzięki temu, podczas pracy automatycznej, można zapoznać się z wartościami, które zostały przekazane do serwisu M/store. Obecnie zapisywany jest fakt rozpoznania kontrahenta o podanym numerze NIP. Z funkcji należy skorzystać w przypadku, gdy dane w serwisie M/store są niezgodne z oczekiwaniem. Podczas normalnego korzystania z programu, funkcja powinna być wyłączona, aby niepotrzebnie nie zajmować przestrzeni dyskowej.