Spis treści
W celu rozpoczęcia pracy z programem należy utworzyć zadania. Dokumenty będą wysyłane zgodnie z wybranymi ustawieniami w zdefiniowanych zadaniach.
Rysunek 36
Dostępne opcje za nakładce zadania to:
- Odśwież – wybranie tej opcji odświeża listę, w głównym oknie programu, zawierającą utworzone szablony.
- Dodaj zadanie – wybranie tej opcji spowoduje otwarcie okna, w którym można zdefiniować nowe zadanie (rozdział 6.1).
- Edytuj zadanie – wybranie tej opcji umożliwi edycję, istniejącego już szablonu.
- Powiel zadanie – wybranie tej opcji, powieli zaznaczone w głównym oknie programu istniejące już zadanie.
- Usuń zadanie – wybranie tej opcji usunie wskazany w głównym oknie programu szablon
- Zaznacz wszystko – wybranie tej opcji spowoduje zaznaczenie wszystkich utworzonych zadań w głównym oknie programu.
- Odznacz wszystko – wybranie tej opcji spowoduje odznaczenie wszystkich utworzonych zadań w głównym oknie programu.
- Odwróć zaznaczenie – wybranie rej opcji spowoduje, że zaznaczone zadania będą odznaczone i odwrotnie.
- Podgląd – wybranie tej opcji spowoduje otwarcie okna, zawierającego listę dokumentów, do wysłania w dla zaznaczonego zadania.
- Uruchom – wybranie tej opcji uruchomi wysyłkę dokumentów, dla zaznaczonych zadań
- Uruchom wszystkie – wybranie tej opcji uruchomi wysyłkę dokumentów dla wszystkich zadań.
Dodawanie nowego zadania Spis treści ↑
Okno dodawania zadania podzielone jest na kilka zakładek. W każdej z nich użytkownik może zdefiniować opcje związane z wysyłaniem dokumentów.
Kwalifikatory Początek sekcji ↑
W tym miejscu należy zdefiniować kwalifikatory dla tworzonego zadania.
Rysunek 37
Możliwe opcje do wyboru to:
- Typ dokumentów – należy wybrać, które typy dokumentów będą wysyłane.
- Wysyłaj dokumenty oznaczone flagą – zaznaczając tę opcję, wysyłane będą tylko dokumenty z wybraną flagą.
- Wysyłaj dokumenty oznaczone kategorią – zaznaczając tę opcję, wysyłane będą tylko dokumenty z wybraną kategorią.
- Kwalifikacja dokumentu na podstawie zawartości pola ‘Uwagi’ – pozwala na sterowanie wysyłką dokumentów na podstawie określonego wpisu w polu ‘Uwagi do dokumentu’ bądź braku wpisu. W polu Treść uwag należy wpisać frazę, która będzie wyszukiwana w Uwagach do dokumentu.
W trybie Dokumenty zawierające dokładną wartość tekstową zostaną wysłane tylko te dokumenty, które w Uwagach do dokumentu mają dokładnie ten sam wpis, który znajduje się w polu Treść uwag w ustawieniach. Jakiekolwiek inne dopisane treści w Uwagach do dokumentu spowodują, że dokument nie zostanie wysłany.
W trybie Dokumenty zawierające podany fragment, program będzie analizował cały wpis w Uwagach do dokumentu - jeżeli podana fraza wystąpi w dowolnym miejscu uwag, dokument zostanie wysłany. - Dołączaj pliki WZ do faktur zbiorczych – włączenie opcji powoduje, że podczas wysyłki faktury zbiorczej, razem z nią zostaną wysłane wszystkie istniejące do tej faktury dokumenty WZ
- Magazyny – dokumenty będą wysyłane tylko z wybranych magazynów.
- Kontrahenci – dokumenty będą wysyłane tylko dla kontrahentów, którzy posiadają wskazane cechy.
- Opcje cech – użytkownik może zdefiniować czy kontrahent ma posiadać jedną ze wskazanych cech czy wszystkie wskazane.
Pliki Początek sekcji ↑
W tej zakładce użytkownik może wybrać, jakiego typu pliki mają być wysyłane.
Rysunek 38
Akcje Początek sekcji ↑
W tym miejscu użytkownik może wybrać czy dokumenty mają być wysyłane na adres e-mail, zapisywane do pliku czy wysyłane na serwer FTP.
Rysunek 39
- Szablon – należy wybrać, jeden z wcześniej utworzonych szablonów e-mail
- Lokalizacja adresu e-mail– należy wskazać, z którego miejsca w Subiekcie GT będzie pobierany adres e-mail do wysyłki dla kontrahentów. Możliwe opcje do wyboru to:
- Podstawowy adres e-mail kontrahenta – adres e-mail znajdujący się w kartotece kontrahenta na zakładce podstawowe.
- Pole własne – adres e-mail znajdujący się w polu własnym kontrahenta.
- Ukryta kopia– użytkownik może wysyłać ukrytą kopię wiadomości.
- Wyślij ukrytą kopię pod adres – zaznaczając tę opcję, możliwe będzie wysyłanie ukrytej kopii wiadomości pod wskazany niżej adres e-mail.
- Opcje wysyłki– użytkownik może zdefiniować dodatkowe opcje wysyłki wiadomości.
- Żądaj potwierdzenia doręczeń wysłanych wiadomości – włączenie tej opcji spowoduje żądanie u odbiorcy wiadomości potwierdzenia doręczenia wiadomości.
- Katalog z dodatkowymi załącznikami – w tym miejscu można wskazać katalog, który zawiera załączniki, które będą dołączane do wysyłanej wiadomości e-mail.
- Gdy kontrahent nie posiada adresu e-mail – użytkownik może zdecydować co zrobić jeżeli kontrahent nie posiada adresu e-mail we wskazanej lokalizacji.
- Wyślij pod adres – należy wskazać adres e-mail, pod który zostanie wysłana wiadomość, jeżeli kontrahent nie będzie miał adresu e-mail we wskazanej lokalizacji e-mail.
- Powiadom mnie o tym w raporcie – w zakładce dokumenty wysłane, pojawią się informacje o braku adresu e-mail kontrahenta.
- Dołącz do wiadomości dokument PDF z windykacją – do wiadomości będzie dołączony plik pdf z windykacją. Plik został utworzony na potrzeby programu, przykład poniżej:
Rysunek 40
KATALOG
W tej zakładce użytkownik może wskazać lokalizację na dysku, gdzie będą zapisywane generowane dokumenty oraz pliki wybrane w zakładce pliki (rozdział 6.1.2).
Rysunek 41
FTP
W tej zakładce użytkownik może zestawić połączenie z serwerem FTP, na którym zapisywane będą generowane dokumenty i pliki. Użytkownik może wskazać odrębne katalogi dla różnych typów plików
Rysunek 42
Po wykonaniu Początek sekcji ↑
W tej zakładce użytkownik, może zdecydować czy wykonać akcje na wybranym, wysłanym typie dokumentów.
Możliwe opcje do wyboru to:
- Dodaj – wybranie tej opcji spowoduje dodanie nowego zestawu akcji.
- Edytuj – wybranie tej opcji spowoduje edycje wybranego zestawu akcji.
- Usuń – wybranie tej opcji spowoduje usunięcie wybranych zestawów akcji.
- Usuń wszystkie – wybranie tej opcji spowoduje usunięcie wszystkich zestawów akcji.
Rysunek 43
Opcje dostępne podczas dodawania zestawu akcji:
- Typ dokumentu – należy wybrać typ dokumentu, dla którego będzie aktywny tworzony zestaw akcji.
- Oznacz dokument po wysłaniu flagą – wysłane dokumenty mogą być oznaczane w Subiekcie GT, wybraną w tym miejscu flagą.
- Uwagi do dokumentu – dla wysłanych dokumentów, zostaną wstawione uwagi o treści wprowadzonej w tym miejscu.
- Wstaw informację o dacie wysłania w pole własne dokumentu – użytkownik może wskazać pole własne, którym będą umieszczane informacje o wysłanym dokumencie.
- Zapisz bieżącą konfigurację typu jako domyślną – zaznaczenie tej opcji spowoduje, że kolejno dodawane zestawy akcji będą miały skonfigurowane opcje analogicznie do tego zestawu akcji.
Wzorce wydruku Początek sekcji ↑
W tym miejscu użytkownik może przypisać zadaniu wzorce wydruku, na podstawie których będą wysyłane dokumenty dla tworzonego zadania.
Rysunek 44