Spis treści

• Dodawanie nowego zadania
  • Kwalifikatory
  • Pliki
    • Formaty plików
    • Ustawienia EPP
    • Ustawienia Comarch Invoice
    • Ustawienia iHurt Invoice
  • Akcje
    • Parametry E-mail
    • Parametry katalogów
    • Parametry FTP
  • Po wykonaniu
  • Wzorce wydruku

W celu rozpoczęcia pracy z programem należy utworzyć zadania. Dokumenty będą wysyłane zgodnie z kryteriami wybranymi w zdefiniowanych zadaniach.

Rysunek 36

Dostępne opcje za nakładce zadania to:

• Odśwież – wybranie tej opcji odświeża listę, w głównym oknie programu, zawierającą utworzone szablony.
• Dodaj zadanie – wybranie tej opcji spowoduje otwarcie okna, w którym można zdefiniować nowe zadanie.
• Edytuj zadanie – wybranie tej opcji umożliwi edycję, istniejącego już szablonu.
• Powiel zadanie – wybranie tej opcji, powieli zaznaczone w głównym oknie programu istniejące już zadanie.
• Usuń zadanie – wybranie tej opcji usunie wskazany w głównym oknie programu szablon
• Lista błędów – mechanizm sprawdzający, czy wskazane zadanie zostało prawidłowo zdefiniowane oraz czy nie wystąpiły błędy (Przykład: cecha kontrahenta była kryterium do wysyłania dokumentów, a cecha ta została usunięta w Subiekcie)
• Zaznacz wszystko – wybranie tej opcji spowoduje zaznaczenie wszystkich utworzonych zadań w głównym oknie programu.
• Odznacz wszystko – wybranie tej opcji spowoduje odznaczenie wszystkich utworzonych zadań w głównym oknie programu.
• Odwróć zaznaczenie – wybranie rej opcji spowoduje, że zaznaczone zadania będą odznaczone i odwrotnie.
• Podgląd – wybranie tej opcji spowoduje otwarcie okna, zawierającego listę dokumentów, do wysłania w dla zaznaczonego zadania.
• Uruchom – wybranie tej opcji uruchomi wysyłkę dokumentów, dla zaznaczonych zadań.
• Uruchom wszystkie – wybranie tej opcji uruchomi wysyłkę dokumentów dla wszystkich zadań.

Dodawanie nowego zadania Spis treści ↑

Okno dodawania zadania podzielone jest na kilka zakładek. W każdej z nich użytkownik może zdefiniować opcje związane z wysyłaniem dokumentów.

Kwalifikatory Początek sekcji ↑

W tym miejscu należy zdefiniować kwalifikatory dla tworzonego zadania.

⚠️ Ważne: Kwalifikacja dokumentów KSeF do wysyłki
Jeśli korzystasz z trybu KSeF, proces wysyłki dokumentów przez Harmonogram Zadań odbywa się według następującej zasady:
- Dokumenty tradycyjne: Wysyłane są natychmiast po ich wystawieniu w Subiekcie.
- Faktury KSeF: Zostaną pobrane i wysłane przez program wyłącznie po nadaniu im oficjalnego numeru KSeF przez system ministerialny.

Dlaczego faktura nie została jeszcze wysłana?
Dopóki faktura nie posiada numeru KSeF, traktowana jest jako dokument w fazie edycji. Blokada wysyłki chroni Cię przed wysłaniem klientowi dokumentu, który mógłby zostać jeszcze zmieniony lub odrzucony przez bramkę KSeF. Program automatycznie "zauważy" nadany numer przy kolejnym cyklu pracy (dotyczy zarówno trybu interfejsowego jak i Harmonogramu) i wtedy zrealizuje wysyłkę.

Rysunek 37

Możliwe opcje do wyboru to:

• Typ dokumentów – należy wybrać, które typy dokumentów będą wysyłane.
• Wysyłaj dokumenty oznaczone flagą – zaznaczając tę opcję, wysyłane będą tylko dokumenty oznaczone w Subiekcie wybraną flagą.
• Wysyłaj dokumenty oznaczone kategorią – zaznaczając tę opcję, wysyłane będą tylko dokumenty oznaczone w Subiekcie wybraną kategorią.
• Kwalifikacja dokumentu na podstawie zawartości pola ‘Uwagi’ – pozwala na sterowanie wysyłką dokumentów na podstawie określonego wpisu w polu ‘Uwagi do dokumentu’ bądź braku wpisu. W polu Treść uwagnależy wpisać frazę, która będzie wyszukiwana w Uwagach do dokumentu.
  • w trybie Dokumenty bez uwag zostaną wysłane tylko te dokumenty, które nie posiadają wpisu w polu Uwagi w Subiekcie;
  • w trybie Dokumenty zawierające dokładną wartość tekstową zostaną wysłane tylko te dokumenty, które w Uwagach do dokumentu mają dokładnie ten sam wpis, który znajduje się w polu Treść uwag w ustawieniach. Jakiekolwiek inne treści dopisane w Uwagach do dokumentu spowodują, że dokument nie zostanie wysłany;
  • w trybie Dokumenty zawierające podany fragment, program będzie analizował cały wpis w Uwagach do dokumentu - jeżeli podana fraza wystąpi w dowolnym miejscu uwag, dokument zostanie wysłany.
    Żądaną frazę, która następnie będzie wyszukiwana podczas kwalifikacji dokumentu do wysłania, trzeba wpisać w polu Treść uwag
• Dołączaj pliki WZ do faktur zbiorczych – włączenie opcji powoduje, że podczas wysyłki faktury zbiorczej, razem z nią zostaną wysłane wszystkie istniejące do tej faktury dokumenty WZ.
• Magazyny – dokumenty będą wysyłane tylko z wybranych magazynów.
• Kontrahenci – dokumenty będą wysyłane tylko dla kontrahentów, którzy posiadają wskazane cechy.
  • Wyślij do … – należy określić, czy dokumenty będą wysyłane na adres Nabywcy czy Odbiorcy (w przypadku faktur sprzedaży i dokumentów wydań magazynowych) lub Sprzedawcy czy Dostawcy (w przypadku dokumentów zakupowych oraz przyjęć magazynowych)
  • Cechy kontrahentów– pole pozwala określić odbiorców wiadomości na podstawie cechy kontrahenta wpisanej w Subiekcie
    • Opcje cech – w przypadku wybrania większej liczby cech jako kwalifikatora wysyłki, należy określić, czy kontrahent ma posiadać jedną ze wskazanych cech czy wszystkie cechy wskazane w polu Cechy kontrahentów
  • Grupy kontrahentów – pole pozwala określić odbiorców wiadomości, na podstawie Grupy, do której został przypisany kontrahent w Subiekcie
  • Pole własne typu Flaga – dokumenty będą wysyłane w oparciu o pole własne typu Flaga ustawione dla kontrahenta w Subiekcie. Należy wybrać pole własne, które będzie sterowało oraz określić akcję w zależności od stanu flagi. Dokumenty mogą być wysyłane do kontrahentów, którzy są oznaczeni flagą (stan: Prawda), którzy nie są oznaczeni flagą (stan: Fałsz) lub dla których flaga w polu własnym nie została ustawiona. Kwalifikator ten w niektórych sytuacjach może więc pełnić rolę mechanizmu wykluczającego z wysyłki – przykład: w zadaniu do wysyłki oznaczono kontrahenta flagą Prawda lub nie ustawiono flagi – gdy w takiej sytuacji oznaczy się kontrahenta w Subiekcie flagą Fałsz, to wiadomość do tego kontrahenta nie zostanie wysłana
  • Uwzględniaj zgodę na E-fakturę – zaznaczenie opcji spowoduje, że dokumenty będą wysyłane tylko do tych klientów, którzy mają w Subiekcie (kartoteka kontrahenta / zakładka Inne) zaznaczoną opcję 'Zgoda na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną'.

Pliki Początek sekcji ↑

Formaty plików

W tej zakładce użytkownik może wybrać, jakiego typu pliki mają być wysyłane.

Program obsługuje następujące typy plików:

• PDF – standardowy wydruk dokumentu na podstawie wzorca wydruku z Subiekta. Wzorzec wydruku można określić bezpośrednio w Zadaniu. Dodatkowo, można określić wzorce niestandardowe dla określonych kontrahentów (np. kontrahent zagraniczny otrzyma fakturę w swoim języku). Definicja dodatkowych wzorców opisana jest w rozdziale Ustawienia programu / Dodatkowe wzorce wydruku.
  Brak zdefiniowania wzorca w Zadaniu lub brak zdefiniowania dodatkowego wzorca niestandardowego w Ustawieniach spowoduje, że dokument PDF zostanie wysłany wg domyślnego wzorca wydruku określonego w Subiekcie.
• EPP / EDI++ – standardowy plik generowany wg specyfikacji programu Subiekt GT w formacie EDI++ (odpowiednik wykonania w Subiekcie GT Operacji -> Wyślij do / Plik EDI++)
  Pliki EDI++ zawierają szczegółowe informacje nt. zawartości dokumentu, niektóre informacje wrażliwe (np. dostawca) mogą znaleźć się na wysyłanym do kontrahenta pliku. Aby ograniczyć zakres eksportowanych danych, należy skorzystać z zakładki Ustawienia EPP.
• XML (standard Black Red White) – plik na podstawie standardu opracowanego dla firmy Black Red White.
  Plik obsługuje wyłącznie dokument Faktura sprzedaży.
• XML (standard Comarch Invoice) – plik oparty na uproszczonej specyfikacji Comarch Faktura XML (INVOICE). Plik zawiera wszystkie niezbędne dane potrzebne do przesłania pełnej faktury sprzedaży VAT. Z założenia, plik ten ma na celu ułatwić wymianę faktur pomiędzy kontrahentami, jednak nie jest to pełna specyfikacja wymagana przez duże hurtownie i supermarkety.
  Plik XML w standardzie Comarch wymaga podania indywidualnego identyfikatora GLN sprzedawcy w standardzie GS1 (zwany też ILN). Ponieważ Subiekt GT nie obsługuje tego identyfikatora, należy wpisać go w zakładce Ustawienia Comarch Invoice.
  Pliki XML (zakup, sprzedaż, magazyn i in.) w standardzie Comarch z pełnym zakresem sterowania danymi dla obsługi dużych sieci handlowych są obsługiwane przez nasz inny program LEO Synchronizator EDI XML.
  Plik obsługuje wyłącznie dokument Faktura sprzedaży.
• XML (standard iHurt Invoice) – plik przeznaczony dla odbiorców korzystających z modułu sprzedaży hurtowej iHurt INSIGNUM. 
  Identyfikacja podmiotu wystawiającego fakturę odbywa się poprzez indywidualny identyfikator GLN sprzedawcy w standardzie GS1 (zwany też ILN). Ponieważ Subiekt GT nie obsługuje tego identyfikatora, należy wpisać go w zakładce Ustawienia iHurt Invoice.
  Plik obsługuje wyłącznie dokument Faktura sprzedaży.
• SE2 (standard eXpedient) – plik przeznaczony dla odbiorców korzystających z programu eXpedient.
  Plik obsługuje wyłącznie dokument Faktura sprzedaży.
• TXT (standard PC Market) – plik tzw. tekstowy przeznaczony dla odbiorców korzystających z programu sprzedażowo-magazynowego PC-Market Insoft.
  Plik obsługuje wyłącznie dokument Faktura sprzedaży.
• TXT (Standard KC Firma) – plik tzw. tekstowy przeznaczony dla odbiorców korzystających z programu KC Firma.
  Plik obsługuje wyłącznie dokument Faktura sprzedaży.

Rysunek 38

Ustawienia EPP

W tej zakładce użytkownik określa zakres danych dla pliku EPP / EDI++. Zakładka nie jest aktywna, gdy nie wybrano rodzaju pliku EPP w zakładce Formaty plików.

Ustawienia Comarch Invoice

W tej zakładce należy wpisać numer GLN (zwany też ILN). Jest to indywidualny identyfikator Państwa firmy, unikalny w skali światowej opracowany w standardzie GS1.
Zakładka nie jest aktywna, gdy nie wybrano rodzaju pliku XML (standard Comarch Invoice) w zakładce Formaty plików.

Ustawienia iHurt Invoice

W tej zakładce należy wpisać numer GLN (zwany też ILN). Jest to indywidualny identyfikator Państwa firmy, unikalny w skali światowej opracowany w standardzie GS1.
Zakładka nie jest aktywna, gdy nie wybrano rodzaju pliku XML (standard iHurt Invoice) w zakładce Formaty plików.

Akcje Początek sekcji ↑

W tym miejscu użytkownik może wybrać czy dokumenty mają być wysyłane na adres e-mail, zapisywane do pliku czy wysyłane na serwer FTP.

Parametry E-mail

Rysunek 39

• Szablon – należy wybrać, jeden z wcześniej utworzonych szablonów e-mail
• Lokalizacja adresu e-mail– należy wskazać, z którego miejsca w Subiekcie GT będzie pobierany adres e-mail do wysyłki dla kontrahentów. Możliwe opcje do wyboru to:
  • Podstawowy adres e-mail kontrahenta – adres e-mail znajdujący się w kartotece kontrahenta na zakładce podstawowe
  • Pole własne kontrahenta – adres e-mail znajdujący się w polu własnym kontrahenta
  • Pole własne powiązanego ZK – adres e-mail znajdujący się w polu własnym dokumentu ZK, na podstawie którego powstał wysyłany dokument
  • Pole własne dokumentu – adres e-mail znajdujący się w polu własnym wysyłanego dokumentu. W tabeli należy odrębnie zdefiniować pole własne dla każdego typu dokumentu wysyłanego w ramach bieżącego zadania
• Ukryta kopia – użytkownik może wysyłać ukrytą kopię wiadomości.
  • Wyślij ukrytą kopię pod adres – zaznaczając tę opcję, możliwe będzie wysyłanie ukrytej kopii wiadomości pod wskazany niżej adres e-mail.
• Opcje wysyłki – użytkownik może zdefiniować dodatkowe opcje wysyłki wiadomości.
  • Żądaj potwierdzenia doręczeń wysłanych wiadomości – włączenie tej opcji spowoduje żądanie u odbiorcy wiadomości potwierdzenia doręczenia wiadomości.
• Katalog z dodatkowymi załącznikami – w tym miejscu można wskazać katalog, który zawiera załączniki, które będą dołączane do wysyłanej wiadomości e-mail.
• Gdy kontrahent nie posiada adresu e-mail – użytkownik może zdecydować co zrobić jeżeli kontrahent nie posiada adresu e-mail we wskazanej lokalizacji.
  • Wyślij pod adres – należy wskazać adres e-mail, pod który zostanie wysłana wiadomość, jeżeli kontrahent nie będzie miał adresu e-mail we wskazanej lokalizacji e-mail.
  • Powiadom mnie o tym w raporcie – w zakładce Dokumenty wysłane, pojawią się informacje o braku adresu e-mail kontrahenta.
• Opcje odpowiedzi – użytkownik może zdefiniować adres, pod który będą kierowane odpowiedzi klientów na wysyłane wiadomości
  • Odpowiadaj pod adres – opcję należy wybrać tylko w przypadku, gdy odpowiedzi klientów mają być kierowane na inny adres niż adres, z którego są wysyłane wiadomości. Wybranie opcji powoduje konieczność wpisania swojego adresu alternatywnego
    
• Dołącz do wiadomości dokument PDF z windykacją – do wiadomości będzie dołączony plik pdf z windykacją. Plik został utworzony na potrzeby programu, przykład poniżej:

Rysunek 40

Parametry katalogów

W tej zakładce użytkownik może wskazać lokalizację na dysku, gdzie będą zapisywane generowane dokumenty oraz pliki wybrane w zakładce Pliki.

Rysunek 41

Parametry FTP

W tej zakładce użytkownik może zestawić połączenie z serwerem FTP, na którym zapisywane będą generowane dokumenty i pliki. Użytkownik może wskazać odrębne katalogi dla różnych typów plików.

Program obsługuje również protokoły szyfrowane FTPS i SFTP (SSH FTP). Dla poprawnego działania tej funkcji należy uzupełnić pola:

• Adres serwera – należy wprowadzić adres serwera FTP,
• Port – numer portu – dla serwerów FTP i FTPS port domyślny to 21, dla serwerów SFTP port domyślny to 22,
• FTP Wersja 1 / Wersja 2 – wybór wersji mechanizmu obsługi plików – niektóre serwery FTP nie są kompatybilne z domyślnym mechanizmem wysyłki plików zastosowanym w programie Rozsyłacz dokumentów. W przypadku, gdy użycie Wersji 1 nie pozwala na połączenie z danym serwerem FTP, należy wybrać Wersję 2 i spróbować nawiązać połączenie
• Użytkownik – nazwa użytkownika do serwera FTP,
• Hasło – hasło, potrzebne do zalogowania się na serwer FTP,
• Tryb pasywny – tryb komunikacji z serwerem FTP, zaleca się zaznaczenie tej opcji (w razie problemów z wyborem, należy skontaktować się z dostawcą domeny serwera FTP),
• Katalogi – pola na wskazanie nazwy katalogu w którym będą zapisywane pliki w poszczególnych specyfikacjach.

Rysunek 42

Program daje możliwość generowania dodatkowych folderów oddzielnie dla każdego wysyłanego dokumentu. Aby tworzyć odrębne katalogi należy w podanej ścieżce wstawić tag odpowiednio z numerem pełnym dokumentu lub numerem oryginału. W takim przypadku zostanie utworzony podfolder o nazwie będącej numerem dokumentu.

Format nazwy pliku

• Domyślna nazwa pliku – zostanie zastosowana domyślna nazwa pliku wygenerowana zgodnie z ustawieniami Subiekta
• Niestandardowa – użytkownik może zdefiniować własną nazwę pliku składającą się z części stałej (dowolny stały tekst) oraz z elementów dynamicznych na podstawie wysyłanego dokumentu. Elementami dynamicznymi mogą być numer pełny dokumentu, numer powiązanego ZK, symbol odbiorcy lub symbol płatnika. Aby wstawić treść dynamiczną należy w polu Maska nazwy użyć odpowiedniego tagu. Kliknięcie w tag powoduje jego skopiowanie do schowka Windows.

Po wykonaniu Początek sekcji ↑

W tej zakładce użytkownik, może zdecydować czy wykonać akcje na wybranym, wysłanym typie dokumentów.

Możliwe opcje do wyboru to:

• Dodaj – wybranie tej opcji spowoduje dodanie nowego zestawu akcji.
• Edytuj – wybranie tej opcji spowoduje edycje wybranego zestawu akcji.
• Usuń – wybranie tej opcji spowoduje usunięcie wybranych zestawów akcji.
• Usuń wszystkie – wybranie tej opcji spowoduje usunięcie wszystkich zestawów akcji.

Rysunek 43

Opcje dostępne podczas dodawania zestawu akcji:

• Typ dokumentu – należy wybrać typ dokumentu, dla którego będzie aktywny tworzony zestaw akcji.
• Oznacz dokument po wysłaniu flagą – wysłane dokumenty mogą być oznaczane w Subiekcie GT, wybraną w tym miejscu flagą.
• Uwagi do dokumentu – dla wysłanych dokumentów, zostaną wstawione uwagi o treści wprowadzonej w tym miejscu. Do uwag można dodać dynamiczną datę po wpisaniu w polu tagu {DATA_WYSLANIA} – umieszczenie tagu spowoduje, że do uwag zostanie wstawiona data wysyłki wiadomości
• Wstaw informację o dacie wysłania w pole własne dokumentu – użytkownik może wskazać pole własne, którym będą umieszczane informacje o wysłanym dokumencie – aby wstawić datę do pola własnego należy użyć tagu {DATA_WYSLANIA}
• Zapisz bieżącą konfigurację typu jako domyślną – zaznaczenie tej opcji spowoduje, że kolejno dodawane zestawy akcji będą miały skonfigurowane opcje analogicznie do tego zestawu akcji.

Wzorce wydruku Początek sekcji ↑

W tym miejscu użytkownik może przypisać zadaniu wzorce wydruku, na podstawie których będą wysyłane dokumenty dla tworzonego zadania. Brak zdefiniowania wzorca wydruku w tym miejscu spowoduje, że dokument zostanie wysłany na podstawie wzorca domyślnego określonego w Subiekcie. 

Wzorzec wydruku określony w Zadaniu ma charakter priorytetowy - zostanie wybrany pomimo istnienia innych wzorców określonych w ustawieniach aplikacji lub Subiekcie/ Navireo.

Kolejność (hierarchia) stosowania wzorców wydruku:
1. wzorzec określony w zadaniu (omawiany w niniejszym artykule)
2. wzorzec na podstawie cech kontrahenta - osobny Artykuł
3. wzorzec określony w Navireo
4. domyślne działania z Subiekta/ Navireo

Rysunek 44