Spis treści

• Dodawanie nowego zadania
  • Kwalifikatory
  • Pliki
    • Formaty plików
    • Ustawienia EPP
    • Ustawienia Comarch Invoice
    • Ustawienia iHurt Invoice
  • Akcje
    • Parametry E-mail
    • Parametry katalogów
    • Parametry FTP
  • Po wykonaniu
  • Wzorce wydruku

W celu rozpoczęcia pracy z programem należy utworzyć zadania. Dokumenty będą wysyłane zgodnie z kryteriami wybranymi w zdefiniowanych zadaniach.

Rysunek 36

Dostępne opcje za nakładce zadania to:

• Odśwież – wybranie tej opcji odświeża listę, w głównym oknie programu, zawierającą utworzone szablony.
• Dodaj zadanie – wybranie tej opcji spowoduje otwarcie okna, w którym można zdefiniować nowe zadanie.
• Edytuj zadanie – wybranie tej opcji umożliwi edycję, istniejącego już szablonu.
• Powiel zadanie – wybranie tej opcji, powieli zaznaczone w głównym oknie programu istniejące już zadanie.
• Usuń zadanie – wybranie tej opcji usunie wskazany w głównym oknie programu szablon
• Lista błędów – mechanizm sprawdzający, czy wskazane zadanie zostało prawidłowo zdefiniowane oraz czy nie wystąpiły błędy (Przykład: cecha kontrahenta była kryterium do wysyłania dokumentów, a cecha ta została usunięta w Subiekcie)
• Zaznacz wszystko – wybranie tej opcji spowoduje zaznaczenie wszystkich utworzonych zadań w głównym oknie programu.
• Odznacz wszystko – wybranie tej opcji spowoduje odznaczenie wszystkich utworzonych zadań w głównym oknie programu.
• Odwróć zaznaczenie – wybranie rej opcji spowoduje, że zaznaczone zadania będą odznaczone i odwrotnie.
• Podgląd – wybranie tej opcji spowoduje otwarcie okna, zawierającego listę dokumentów, do wysłania w dla zaznaczonego zadania.
• Uruchom – wybranie tej opcji uruchomi wysyłkę dokumentów, dla zaznaczonych zadań.
• Uruchom wszystkie – wybranie tej opcji uruchomi wysyłkę dokumentów dla wszystkich zadań.

Dodawanie nowego zadania Spis treści ↑

Okno dodawania zadania podzielone jest na kilka zakładek. W każdej z nich użytkownik może zdefiniować opcje związane z wysyłaniem dokumentów.

Kwalifikatory Początek sekcji ↑

W tym miejscu należy zdefiniować kwalifikatory dla tworzonego zadania.

Rysunek 37

Możliwe opcje do wyboru to:

• Typ dokumentów – należy wybrać, które typy dokumentów będą wysyłane.
• Wysyłaj dokumenty oznaczone flagą – zaznaczając tę opcję, wysyłane będą tylko dokumenty oznaczone w Subiekcie wybraną flagą.
• Wysyłaj dokumenty oznaczone kategorią – zaznaczając tę opcję, wysyłane będą tylko dokumenty oznaczone w Subiekcie wybraną kategorią.
• Kwalifikacja dokumentu na podstawie zawartości pola ‘Uwagi’ – pozwala na sterowanie wysyłką dokumentów na podstawie określonego wpisu w polu ‘Uwagi do dokumentu’ bądź braku wpisu. W polu Treść uwagnależy wpisać frazę, która będzie wyszukiwana w Uwagach do dokumentu.
  • w trybie Dokumenty bez uwag zostaną wysłane tylko te dokumenty, które nie posiadają wpisu w polu Uwagi w Subiekcie;
  • w trybie Dokumenty zawierające dokładną wartość tekstową zostaną wysłane tylko te dokumenty, które w Uwagach do dokumentu mają dokładnie ten sam wpis, który znajduje się w polu Treść uwag w ustawieniach. Jakiekolwiek inne treści dopisane w Uwagach do dokumentu spowodują, że dokument nie zostanie wysłany;
  • w trybie Dokumenty zawierające podany fragment, program będzie analizował cały wpis w Uwagach do dokumentu - jeżeli podana fraza wystąpi w dowolnym miejscu uwag, dokument zostanie wysłany.
    Żądaną frazę, która następnie będzie wyszukiwana podczas kwalifikacji dokumentu do wysłania, trzeba wpisać w polu Treść uwag
• Dołączaj pliki WZ do faktur zbiorczych – włączenie opcji powoduje, że podczas wysyłki faktury zbiorczej, razem z nią zostaną wysłane wszystkie istniejące do tej faktury dokumenty WZ.
• Magazyny – dokumenty będą wysyłane tylko z wybranych magazynów.
• Kontrahenci – dokumenty będą wysyłane tylko dla kontrahentów, którzy posiadają wskazane cechy.
  • Wyślij do … – należy określić, czy dokumenty będą wysyłane na adres Nabywcy czy Odbiorcy (w przypadku faktur sprzedaży i dokumentów wydań magazynowych) lub Sprzedawcy czy Dostawcy (w przypadku dokumentów zakupowych oraz przyjęć magazynowych)
  • Cechy kontrahentów– pole pozwala określić odbiorców wiadomości na podstawie cechy kontrahenta wpisanej w Subiekcie
    • Opcje cech – w przypadku wybrania większej liczby cech jako kwalifikatora wysyłki, należy określić, czy kontrahent ma posiadać jedną ze wskazanych cech czy wszystkie cechy wskazane w polu Cechy kontrahentów
  • Grupy kontrahentów – pole pozwala określić odbiorców wiadomości, na podstawie Grupy, do której został przypisany kontrahent w Subiekcie
  • Pole własne typu Flaga – dokumenty będą wysyłane w oparciu o pole własne typu Flaga ustawione dla kontrahenta w Subiekcie. Należy wybrać pole własne, które będzie sterowało oraz określić akcję w zależności od stanu flagi. Dokumenty mogą być wysyłane do kontrahentów, którzy są oznaczeni flagą (stan: Prawda), którzy nie są oznaczeni flagą (stan: Fałsz) lub dla których flaga w polu własnym nie została ustawiona. Kwalifikator ten w niektórych sytuacjach może więc pełnić rolę mechanizmu wykluczającego z wysyłki – przykład: w zadaniu do wysyłki oznaczono kontrahenta flagą Prawda lub nie ustawiono flagi – gdy w takiej sytuacji oznaczy się kontrahenta w Subiekcie flagą Fałsz, to wiadomość do tego kontrahenta nie zostanie wysłana
  • Uwzględniaj zgodę na E-fakturę – zaznaczenie opcji spowoduje, że dokumenty będą wysyłane tylko do tych klientów, którzy mają w Subiekcie (kartoteka kontrahenta / zakładka Inne) zaznaczoną opcję 'Zgoda na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną'.

Pliki Początek sekcji ↑

Formaty plików

W tej zakładce użytkownik może wybrać, jakiego typu pliki mają być wysyłane.

Program obsługuje następujące typy plików:

• PDF – standardowy wydruk dokumentu na podstawie wzorca wydruku z Subiekta. Wzorzec wydruku można określić bezpośrednio w Zadaniu. Dodatkowo, można określić wzorce niestandardowe dla określonych kontrahentów (np. kontrahent zagraniczny otrzyma fakturę w swoim języku). Definicja dodatkowych wzorców opisana jest w rozdziale Ustawienia programu / Dodatkowe wzorce wydruku.
  Brak zdefiniowania wzorca w Zadaniu lub brak zdefiniowania dodatkowego wzorca niestandardowego w Ustawieniach spowoduje, że dokument PDF zostanie wysłany wg domyślnego wzorca wydruku określonego w Subiekcie.
• EPP / EDI++ – standardowy plik generowany wg specyfikacji programu Subiekt GT w formacie EDI++ (odpowiednik wykonania w Subiekcie GT Operacji -> Wyślij do / Plik EDI++)
  Pliki EDI++ zawierają szczegółowe informacje nt. zawartości dokumentu, niektóre informacje wrażliwe (np. dostawca) mogą znaleźć się na wysyłanym do kontrahenta pliku. Aby ograniczyć zakres eksportowanych danych, należy skorzystać z zakładki Ustawienia EPP.
• XML (standard Black Red White) – plik na podstawie standardu opracowanego dla firmy Black Red White.
  Plik obsługuje wyłącznie dokument Faktura sprzedaży.
• XML (standard Comarch Invoice) – plik oparty na uproszczonej specyfikacji Comarch Faktura XML (INVOICE). Plik zawiera wszystkie niezbędne dane potrzebne do przesłania pełnej faktury sprzedaży VAT. Z założenia, plik ten ma na celu ułatwić wymianę faktur pomiędzy kontrahentami, jednak nie jest to pełna specyfikacja wymagana przez duże hurtownie i supermarkety.
  Plik XML w standardzie Comarch wymaga podania indywidualnego identyfikatora GLN sprzedawcy w standardzie GS1 (zwany też ILN). Ponieważ Subiekt GT nie obsługuje tego identyfikatora, należy wpisać go w zakładce Ustawienia Comarch Invoice.
  Pliki XML (zakup, sprzedaż, magazyn i in.) w standardzie Comarch z pełnym zakresem sterowania danymi dla obsługi dużych sieci handlowych są obsługiwane przez nasz inny program LEO Synchronizator EDI XML.
  Plik obsługuje wyłącznie dokument Faktura sprzedaży.
• XML (standard iHurt Invoice) – plik przeznaczony dla odbiorców korzystających z modułu sprzedaży hurtowej iHurt INSIGNUM. 
  Identyfikacja podmiotu wystawiającego fakturę odbywa się poprzez indywidualny identyfikator GLN sprzedawcy w standardzie GS1 (zwany też ILN). Ponieważ Subiekt GT nie obsługuje tego identyfikatora, należy wpisać go w zakładce Ustawienia iHurt Invoice.
  Plik obsługuje wyłącznie dokument Faktura sprzedaży.
• SE2 (standard eXpedient) – plik przeznaczony dla odbiorców korzystających z programu eXpedient.
  Plik obsługuje wyłącznie dokument Faktura sprzedaży.
• TXT (standard PC Market) – plik tzw. tekstowy przeznaczony dla odbiorców korzystających z programu sprzedażowo-magazynowego PC-Market Insoft.
  Plik obsługuje wyłącznie dokument Faktura sprzedaży.
• TXT (Standard KC Firma) – plik tzw. tekstowy przeznaczony dla odbiorców korzystających z programu KC Firma.
  Plik obsługuje wyłącznie dokument Faktura sprzedaży.

Rysunek 38

Ustawienia EPP

W tej zakładce użytkownik określa zakres danych dla pliku EPP / EDI++. Zakładka nie jest aktywna, gdy nie wybrano rodzaju pliku EPP w zakładce Formaty plików.

Ustawienia Comarch Invoice

W tej zakładce należy wpisać numer GLN (zwany też ILN). Jest to indywidualny identyfikator Państwa firmy, unikalny w skali światowej opracowany w standardzie GS1.
Zakładka nie jest aktywna, gdy nie wybrano rodzaju pliku XML (standard Comarch Invoice) w zakładce Formaty plików.

Ustawienia iHurt Invoice

W tej zakładce należy wpisać numer GLN (zwany też ILN). Jest to indywidualny identyfikator Państwa firmy, unikalny w skali światowej opracowany w standardzie GS1.
Zakładka nie jest aktywna, gdy nie wybrano rodzaju pliku XML (standard iHurt Invoice) w zakładce Formaty plików.

Akcje Początek sekcji ↑

W tym miejscu użytkownik może wybrać czy dokumenty mają być wysyłane na adres e-mail, zapisywane do pliku czy wysyłane na serwer FTP.

Parametry E-mail

Rysunek 39

• Szablon – należy wybrać, jeden z wcześniej utworzonych szablonów e-mail
• Lokalizacja adresu e-mail– należy wskazać, z którego miejsca w Subiekcie GT będzie pobierany adres e-mail do wysyłki dla kontrahentów. Możliwe opcje do wyboru to:
  • Podstawowy adres e-mail kontrahenta – adres e-mail znajdujący się w kartotece kontrahenta na zakładce podstawowe
  • Pole własne kontrahenta – adres e-mail znajdujący się w polu własnym kontrahenta
  • Pole własne powiązanego ZK – adres e-mail znajdujący się w polu własnym dokumentu ZK, na podstawie którego powstał wysyłany dokument
  • Pole własne dokumentu – adres e-mail znajdujący się w polu własnym wysyłanego dokumentu. W tabeli należy odrębnie zdefiniować pole własne dla każdego typu dokumentu wysyłanego w ramach bieżącego zadania
• Ukryta kopia – użytkownik może wysyłać ukrytą kopię wiadomości.
  • Wyślij ukrytą kopię pod adres – zaznaczając tę opcję, możliwe będzie wysyłanie ukrytej kopii wiadomości pod wskazany niżej adres e-mail.
• Opcje wysyłki – użytkownik może zdefiniować dodatkowe opcje wysyłki wiadomości.
  • Żądaj potwierdzenia doręczeń wysłanych wiadomości – włączenie tej opcji spowoduje żądanie u odbiorcy wiadomości potwierdzenia doręczenia wiadomości.
• Katalog z dodatkowymi załącznikami – w tym miejscu można wskazać katalog, który zawiera załączniki, które będą dołączane do wysyłanej wiadomości e-mail.
• Gdy kontrahent nie posiada adresu e-mail – użytkownik może zdecydować co zrobić jeżeli kontrahent nie posiada adresu e-mail we wskazanej lokalizacji.
  • Wyślij pod adres – należy wskazać adres e-mail, pod który zostanie wysłana wiadomość, jeżeli kontrahent nie będzie miał adresu e-mail we wskazanej lokalizacji e-mail.
  • Powiadom mnie o tym w raporcie – w zakładce Dokumenty wysłane, pojawią się informacje o braku adresu e-mail kontrahenta.
• Opcje odpowiedzi – użytkownik może zdefiniować adres, pod który będą kierowane odpowiedzi klientów na wysyłane wiadomości
  • Odpowiadaj pod adres – opcję należy wybrać tylko w przypadku, gdy odpowiedzi klientów mają być kierowane na inny adres niż adres, z którego są wysyłane wiadomości. Wybranie opcji powoduje konieczność wpisania swojego adresu alternatywnego
    
• Dołącz do wiadomości dokument PDF z windykacją – do wiadomości będzie dołączony plik pdf z windykacją. Plik został utworzony na potrzeby programu, przykład poniżej:

Rysunek 40

Parametry katalogów

W tej zakładce użytkownik może wskazać lokalizację na dysku, gdzie będą zapisywane generowane dokumenty oraz pliki wybrane w zakładce Pliki.

Rysunek 41

Parametry FTP

W tej zakładce użytkownik może zestawić połączenie z serwerem FTP, na którym zapisywane będą generowane dokumenty i pliki. Użytkownik może wskazać odrębne katalogi dla różnych typów plików.

Program obsługuje również protokoły szyfrowane FTPS i SFTP (SSH FTP). Dla poprawnego działania tej funkcji należy uzupełnić pola:

• Adres serwera – należy wprowadzić adres serwera FTP,
• Port – numer portu – dla serwerów FTP i FTPS port domyślny to 21, dla serwerów SFTP port domyślny to 22,
• Użytkownik – nazwa użytkownika do serwera FTP,
• Hasło – hasło, potrzebne do zalogowania się na serwer FTP,
• Tryb pasywny – tryb komunikacji z serwerem FTP, zaleca się zaznaczenie tej opcji (w razie problemów z wyborem, należy skontaktować się z dostawcą domeny serwera FTP),
• Katalogi – pola na wskazanie nazwy katalogu w którym będą zapisywane pliki w poszczególnych specyfikacjach.

Rysunek 42

Program daje możliwość generowania dodatkowych folderów oddzielnie dla każdego wysyłanego dokumentu. Aby tworzyć odrębne katalogi należy w podanej ścieżce wstawić tag odpowiednio z numerem pełnym dokumentu lub numerem oryginału. W takim przypadku zostanie utworzony podfolder o nazwie będącej numerem dokumentu.

Format nazwy pliku

• Domyślna nazwa pliku – zostanie zastosowana domyślna nazwa pliku wygenerowana zgodnie z ustawieniami Subiekta
• Niestandardowa – użytkownik może zdefiniować własną nazwę pliku składającą się z części stałej (dowolny stały tekst) oraz z elementów dynamicznych na podstawie wysyłanego dokumentu. Elementami dynamicznymi mogą być numer pełny dokumentu, numer powiązanego ZK, symbol odbiorcy lub symbol płatnika. Aby wstawić treść dynamiczną należy w polu Maska nazwy użyć odpowiedniego tagu. Kliknięcie w tag powoduje jego skopiowanie do schowka Windows.

Po wykonaniu Początek sekcji ↑

W tej zakładce użytkownik, może zdecydować czy wykonać akcje na wybranym, wysłanym typie dokumentów.

Możliwe opcje do wyboru to:

• Dodaj – wybranie tej opcji spowoduje dodanie nowego zestawu akcji.
• Edytuj – wybranie tej opcji spowoduje edycje wybranego zestawu akcji.
• Usuń – wybranie tej opcji spowoduje usunięcie wybranych zestawów akcji.
• Usuń wszystkie – wybranie tej opcji spowoduje usunięcie wszystkich zestawów akcji.

Rysunek 43

Opcje dostępne podczas dodawania zestawu akcji:

• Typ dokumentu – należy wybrać typ dokumentu, dla którego będzie aktywny tworzony zestaw akcji.
• Oznacz dokument po wysłaniu flagą – wysłane dokumenty mogą być oznaczane w Subiekcie GT, wybraną w tym miejscu flagą.
• Uwagi do dokumentu – dla wysłanych dokumentów, zostaną wstawione uwagi o treści wprowadzonej w tym miejscu. Do uwag można dodać dynamiczną datę po wpisaniu w polu tagu {DATA_WYSLANIA} – umieszczenie tagu spowoduje, że do uwag zostanie wstawiona data wysyłki wiadomości
• Wstaw informację o dacie wysłania w pole własne dokumentu – użytkownik może wskazać pole własne, którym będą umieszczane informacje o wysłanym dokumencie – aby wstawić datę do pola własnego należy użyć tagu {DATA_WYSLANIA}
• Zapisz bieżącą konfigurację typu jako domyślną – zaznaczenie tej opcji spowoduje, że kolejno dodawane zestawy akcji będą miały skonfigurowane opcje analogicznie do tego zestawu akcji.

Wzorce wydruku Początek sekcji ↑

W tym miejscu użytkownik może przypisać zadaniu wzorce wydruku, na podstawie których będą wysyłane dokumenty dla tworzonego zadania. Brak zdefiniowania wzorca wydruku w tym miejscu spowoduje, że dokument zostanie wysłany na podstawie wzorca domyślnego określonego w Subiekcie. 

⚠️ Uwaga! Jeżeli zdefiniowano Dodatkowe wzorce wydruku wg cechy kontrahenta (w menu Program -> Ustawienia), to priorytetowo zostanie ustawiony wzorzec dodatkowy. W takim przypadku, wybór dokonany w bieżącym oknie Zadania będzie miał zastosowanie tylko dla tych kontrahentów, którzy nie posiadają cechy określonej dla Dodatkowych wzorców wydruku.

Rysunek 44