Spis treści

Ustawienia programu dotyczą bezpośrednio funkcjonalności wykonywanych przez aplikację i zostały omówione w poniższych rozdziałach.


Pozostałe zagadnienia techniczne związane z obsługą programu, podłączeniem do bazy danych, regulaminy, wersje, aktualizacje itp. zostały omówione w osobnym artykule pt. Konfiguracja i menu 'Program'.

Podstawowe Spis treści ↑

Ustawienia podstawowe dotyczą ogólnych założeń dla wysyłki dokumentów.

Rysunek 25

  • Data początkowa– w tym miejscu można zdefiniować okres, z którego będą pobierane dokumenty w celu ich wysłania.
    • Data statyczna – należy wskazać datę początkową dla obsługiwanych dokumentów. Wysyłane będą wszystkie dokumenty z datą wybraną oraz wszystkie późniejsze. Program każdorazowo będzie zaczynał wyszukiwanie dokumentów od wskazanej daty. Spowoduje to, iż z każdym kolejnym dniem ilość dokumentów do sprawdzenia będzie się zwiększała, gdyż data początkowa będzie zawsze ta sama. Ustawienie to sprawdzi się doskonale podczas pierwszego uruchomienia programu, gdy trzeba wysłać zaległe dokumenty, ale nie całego Subiekta.
    • Data dynamiczna - należy podać liczbę dni wstecz, z których będą pobierane dokumenty. Z każdym kolejnym dniem data początkowa dla przetwarzanych dokumentów będzie się dynamicznie przesuwała. Ustawienie to powoduje szybszą pracę programu i sprawdzi się przy codziennej obsłudze dokumentów w sytuacji, gdy nie powstają dokumenty archiwalne.

      Pomijanie sobót i niedziel powoduje, że nie są uwzględniane jako dni podczas wyliczania daty początkowej.

      Przykład: 4 dni liczone wstecz od wtorku to:
      piątek przy uwzględnianiu sobót i niedziel (poniedziałek -> niedziela -> sobota -> piątek)
      lub
      środa przy pomijaniu sobót i niedziel (poniedziałek -> piątek -> czwartek -> środa)

      Wyłączenie funkcji 'Wysyłaj dokumenty od daty' powoduje, że do wysyłki będą brane pod uwagę wszystkie dokumenty znajdujące się w Subiekcie.

  • Okno podglądu – opcja pozwala na automatyczne zaznaczenie wszystkich dokumentów w oknie podglądu podczas pracy w trybie interfejsowym
  • Sposób wysyłania dokumentów– w tym miejscu można zdefiniować sposób wysyłania dokumentów.
    • Przetwarzaj dokumenty wielokrotnie – zaznaczając tę opcję, możliwe będzie wielokrotne wysłanie tego samego dokumentu przy użyciu różnych zadań. Dotyczy to sytuacji, gdy wiele utworzonych zadań posiada kryteria mogące rozpoznać ten sam dokument.
      W ramach jednego zadania, dokument będzie wysłany tylko 1 raz.
      Wyłączenie opcji powoduje, że dokument zostanie wysłany tylko 1 raz przez pierwsze zadanie, które go rozpozna.
    • Zezwalaj na częściową realizację zadania
      Definicja zadania pozwala na wysyłkę wielu plików w ramach jednego dokumentu.
      Zaznaczenie opcji powoduje, że w przypadku, gdy nie wszystkie pliki wykonywane w ramach jednego zadania dla jednego dokumentu zostały prawidłowo wysłane, program oznaczy dany dokument jako częściowo przetworzony. W kolejnych uruchomieniach, program będzie próbował wysłać "zaległe" pliki, których nie udało się przygotować przy poprzednim podejściu.
      Wyłączenie tej opcji spowoduje, że gdy wysyłka przynajmniej jednego pliku zakończyła się błędem, całe zadanie zostanie oznaczone jako niewysłane. Zostanie zgłoszony błąd i będzie wymagana interwencja operatora.


Dodatkowe wzorce wydruku Spis treści ↑

Domyślnie każde zadanie wysyłki przygotowuje wydruki dokumentów wg wzorca wydruku oznaczonego w Subiekcie jako domyślny. Można jednak zmienić wzorzec wydruku bezpośrednio w zadaniu, co spowoduje, że wszystkie dokumenty realizowane przez to zadanie będą przygotowywane na podstawie wybranego w zadaniu wzorca wydruku.


Niekiedy jednak zachodzi potrzeba, że dokumenty dla wybranych klientów muszą się różnić od pozostałych (np. faktura faktoringowa, faktura w innym języku, itp.) i wymagają zastosowania innego wzorca wydruku. 


Funkcja Dodatkowe wzorce wydruku pozwala na zdefiniowanie niestandardowych wzorców dla kontrahentów posiadających określoną cechę.

Funkcja ta jest nadrzędna, co oznacza, że wzorzec wybrany przy jej pomocy ma pierwszeństwo zastosowania nad wzorcem domyślnym lub zdefiniowanym w zadaniu.

W ten sposób nie trzeba tworzyć nowego zadania, aby tylko niektóre zakwalifikowane dokumenty były wysyłane w oparciu inny wzorzec.


W celu utworzenia dodatkowego wzorca należy podać typ dokumentu i wzorzec oraz wybrać cechę przypisaną do kontrahenta, który ma otrzymać dokument wg innego wzorca.


Rysunek 26


Certyfikat Spis treści ↑

Zakładka pozwala na włączenie certyfikatu do podpisywania wysyłanych plików PDF. W celu uruchomienia certyfikatu należy wpisać poprawny PIN. Uwaga! Przed zatwierdzeniem należy koniecznie upewnić się, że wpisany PIN jest poprawny. 

Po wpisaniu PINu koniecznie skorzystaj z polecenia 'Sprawdź', aby nie dopuścić do zapisania ustawień z błędnym PINem, gdyż może to doprowadzić do zablokowania certyfikatu.


Rysunek 27


Uwaga na PIN!
Kilkukrotne użycie niewłaściwego PINu blokuje certyfikat. Zapisanie ustawień z błędnym PINem spowoduje, że program uruchomiony w trybie automatycznym "wyczerpie" pulę dopuszczalnych pomyłek PINu szybciej niż przypuszczasz!


Połączenia Spis treści ↑

Poczta wychodząca jest realizowana domyślnie przez skrzynkę SMTP określoną w Konfiguracji programu w zakładce Serwer E-mail.

Może się jednak zdarzyć, że każde zadanie wysyłki wymaga określenia innego nadawcy. Program ma możliwość dodania dowolnej liczby dodatkowych skrzynek SMTP i zastosowania ich dla wybranych zadań wysyłki.


W celu dodania skrzynki należy wpisać jej parametry w oknie Połączenie SMTP zgodnie z instrukcją umieszczoną w oknie Konfiguracja --> serwer E-mail.


Rysunek 28

Utworzona w ten sposób skrzynka może zostać następnie użyta w zadaniu wysyłki – w tym celu należy wybrać ją w definicji zadania włączając opcję 'Użyj połączenia z definicji'.


Rysunek 29

Ustawienia przesyłek Spis treści ↑

Zakładka służy do zdefiniowania formatu numerów przesyłek poszczególnych kurierów, co pozwala na generowanie linków do śledzenia przesyłek. Prawidłowe zdefiniowanie formatu spowoduje, że program będzie "czytał" numery paczek umieszczone w Uwagach do dokumentu, następnie na ich podstawie generował linki i umieszczał je w wysyłanych wiadomościach.



Rysunek 30


Każda obecna na rynku firma kurierska stosuje unikalny format dla numerów swoich przesyłek. Dla każdego kuriera należy więc utworzyć oddzielną definicję przesyłki.

W celu dodania definicji formatu należy wybrać polecenie 'Dodaj'.

Rysunek 31



Z listy należy wybrać firmę kurierską, która obsługuje przesyłki (1), a następnie wpisać prefiks, maskę oraz sufiks dla numeru przesyłki, który jest umieszczony w Uwagach do dokumentu (2).



Rysunek 32



Mojego kuriera nie ma na liście!
Powiedz nam o tym, a postaramy się szybko zadziałać! Zaloguj się i zrób zgłoszenie w naszym Portalu Pomocy.


Prefiks i sufiks Początek sekcji ↑

Prefiks i sufiks stanowią klamrę, wewnątrz której jest umieszczony numer przesyłki. Ma to na celu zminimalizowanie obszaru wyszukiwania numeru przesyłki w sytuacji, gdy w polu Uwagi zostaną umieszczone inne notatki charakterystyczne dla tego pola (np. "prawdziwe" uwagi klienta związane z zamówieniem).

Skrypty niektórych firm kurierskich z założenia umieszczają numer przesyłki w takiej "klamrze".

Przykład 1:


Rysunek 33

W powyższej sytuacji jako numer paczki zostanie pobrana wartość znajdująca się pomiędzy znacznikami '**', czyli 0000347828007W.

Maska numeru Początek sekcji ↑

Jak wspomniano na początku rozdziału, każda firma kurierska ma indywidualną metodę generowania numerów przesyłek (format numeru). Format ten składa się zawsze ze ściśle określonej liczby znaków oraz ich specyficznego "ułożenia".


Maska służy do odwzorowania numeru w sposób uniwersalny, aby ciąg znaków na pewno został prawidłowo rozpoznany jako istniejący w systemie kuriera numer paczki.


Przygotowanie maski powinno zostać przeprowadzone z należytą starannością w oparciu o znajomość struktury numeru. Każdemu znakowi wpisanemu w polu Maska, odpowiada jeden znak z numeru przesyłki na tej samej pozycji. Znakiem może być litera, cyfra lub niektóre znaki dodatkowe (np. znak "minus").


Znak # zastępuje cyfrę numeru przesyłki, natomiast znak ? zastępuje dowolny znak (cyfrę lub literę).


Zastosowanie konkretnego znaku (np. cyfry lub litery) na danej pozycji spowoduje, że będzie on rozpoznawany "dosłownie", czyli musi się znaleźć w numerze przesyłki dokładnie na tej samej pozycji, aby numer został rozpoznany.


Przykład 2:


Rysunek 34

W powyższej sytuacji maska 000##########W prawidłowo rozpozna numer 0000347828007W, ponieważ numer ten ma na początku trzy zera oraz kończy się literą W. W miejscu znaków ########## mogą znaleźć się dowolne cyfry.


Przykład 3:


Rysunek 35

W powyższej sytuacji maska 000########### nie rozpozna numeru 0000347828007W, ponieważ numer ten kończy się literą W, a maska została ustawiona na wystąpienie w tym miejscu cyfry.


Przykład 4:


Rysunek 36

W powyższej sytuacji maska 000##########W prawidłowo rozpozna numer 0000347828007W, ponieważ ostatnia pozycja maski zawiera znak ?. Oznacza to, że na ostatniej pozycji może znaleźć się zarówno litera jak i cyfra. Przykładowe numery 0000347828007A oraz 00003478280077 zostaną więc prawidłowo rozpoznane.


Przykład 5:


Rysunek 37

W powyższej sytuacji maska ????????????? prawidłowo rozpozna wszystkie ciągi 13-znakowe. Jest to jednak metoda zdecydowanie niezalecana i niezgodna z warunkiem starannego przygotowania maski, gdyż oprócz numeru "swojego" kuriera, program może rozpoznać ciąg jako numer innego kuriera lub jako dowolne 13-literowe słowo umieszczone w Uwagach do dokumentu. Może to doprowadzić do wygenerowania błędnego linku.


Niestarannie przygotowana maska może też spowodować, że numer wpisany w uwagach do dokumentu będzie spełniał kryteria formatu kilku różnych kurierów. W takim przypadku zostanie wybrany pierwszy napotkany kurier.


Mój kurier stosuje różne formaty numerów paczek!
Jeżeli w ramach jednej firmy kurierskiej występują różne formaty numerów (np. 000123456789W dla przesyłki krajowej oraz 12345678901234 dla przesyłki zagranicznej), to dla każdego formatu należy utworzyć oddzielną definicję przesyłki.