SPIS TREŚCI

Dodanie konta Allegro Spis treści ↑


Do przeprowadzenia konfiguracji konta Allegro w programie jest oczywiście potrzebne co najmniej jedno aktywne konto w serwisie Allegro.

Po uruchomieniu aplikacji klikamy ikonę Dodaj konto



w wyniku czego pojawi się okno Kreatora połączenia



W oknie można dokonać wyboru, do jakiego typu konta w serwisie Allegro chcemy się podłączyć. Mam do wyboru:

  • Konto testowe — jest to konto w specjalnym serwisie Allegro służącym do wszelakich testów. Każdy może założyć sobie takie konto i przeprowadzać testy nie tylko Synchronizatora, ale również wszelkich innych funkcjonalności. Więcej na ten temat można dowiedzieć się na stronie serwisu: https://allegro.pl.allegrosandbox.pl/
  • Konto rzeczywiste


Niniejszy rozdział skupia się na konfiguracji konta rzeczywistego. Konfiguracja konta testowego jest analogiczna.


Po kliknięciu klawisza Next wyświetli się ostrzeżenie o przekierowaniu do serwisu Allegro,



które należy zaakceptować. Nastąpi przekierowanie i otwarcie przeglądarki w trybie "incognito".



Należy zaakceptować politykę prywatności i zalogować się do serwisu Allegro. Po udanym zalogowaniu pojawi się komunikat,



który oznacza, że nasze konto Allegro zostało prawidłowo powiązane z Synchronizatorem. Przeglądarkę można zamknąć, powrócić do aplikacji i kliknąć Next.



Pojawi się komunikat o powiązaniu Synchronizatora z kontem Allegro.



Po kliknięciu Zakończ pojawi się moduł konfiguracji konta w Synchronizatorze. W zakładce Połączenie widzimy potwierdzenie zalogowania do konta.



Zakładka Stany Spis treści ↑

Po kliknięciu zakładki Stany pojawia się okno, w którym możemy włączyć możliwość synchronizacji stanów magazynowych oraz skonfigurować jej parametry. Włączenie spowoduje pojawienie się w głównym oknie aplikacji ikony Synchronizuj stany oraz odblokowanie możliwości automatyczne synchronizacji przy użyciu Harmonogramu zadań Windows.




  1. Sekcja służy do określenia, z których magazynów mają pochodzić stany przesyłane do Allegro. Jeśli zostanie zaznaczony więcej niż jeden magazyn, do Allegro zostanie przesłana suma stanów z zaznaczonych magazynów. W sekcji można też wybrać, czy do Allegro ma być przesyłany cały stan magazynowy, czy stan pomniejszony o rezerwacje (dostępność). 

  2. Sekcja służy do wyboru synchronizowanych towarów po stronie Subiekta. Można wybrać synchronizację wszystkich towarów, dla których istnieje przyporządkowanie wg kodów kreskowych lub ograczyć do towarów oznaczonych znacznikami, należących do grup oraz oznaczonych wybranymi cechami. Pomiędzy znacznikami działa operator AND, czyli zaznaczenie wielu znaczników oznacza, że towar musi spełnić wszystkie zaznaczone warunki.

  3. W tej sekcji można wybrać, czy mają zostać zaktualizowane wszystkie aukcje posiadające ten sam kod kreskowy, lub czy ma zostać zaktualizowana tylko jedna aukcja spośród wielu z tym samym kodem kreskowym, która została dodana jako ostatnia. Można też zdecydować, czy aukcja w serwisie Allegro ma być aktywowana, gdy w Subiekcie pojawi się stan magazynowy towaru, który został wcześniej sprzedany. 

    Uwaga!
    Włączenie opcji Aktywacja aukcji przy powracającym stanie magazynowym spowoduje, że program będzie analizował wszystkie aukcje powiązane z kontem, w tym wszystkie aukcje nieaktywne. W przypadku dużej ilości aukcji nieaktywnych może to spowodować bardzo długie działanie programu oraz pojawienie się błędów synchronizacji dla aukcji nieaktywnych od dłuższego czasu. Z ww. powodów zalecamy włączenie opcji jedynie dla kont pozbawionych aukcji nieaktywnych lub posiadających stosunkowo niewielką ilość aukcji nieaktywnych, które stały się nieaktywne w ostatnim czasie.


  4. W tej sekcji możemy określić dodatkowe źródła dla stanów magazynowych. Źródła te mogą być zarówno dodatnie jak i ujemne. Mogą być to stałe wartości lub mogą to być wpisy umieszczone w polach własnych. Wartości te mogą sumować się ze stanem magazynowym lub być jedynym źródłem stanu synchronizowanego z Allegro. Można podać co najmniej dwa przykłady dla tej funkcjonalności: 
    • Do Subiekta pobierany jest stan magazynowy pochodzący z zewnętrznego źródła (np. hurtowni) i umieszczany jest w polu własnym kartoteki towarowej. Stan ten może być sumowany ze stanem Subiekta i synchronizowany z Allegro.
    • Firma ma problem z końcówkami serii i chciałaby, żeby stan magazynowy synchronizowany z Allegro był pomniejszany o jakąś wartość. W polu własnym umieszcza więc ujemne wartości, a synchronizowany do Allegro stan jest o nie pomniejszany.
  5. Synchronizowane z Allegro kartoteki nie muszą być towarami w Subiekcie, mogą to być również komplety i usługi. W przypadku usług można określić jedną dla wszystkich usług ilość oznaczającą stan magazynowy aukcji w Allegro.


Zakładka Zamówienia Spis treści ↑

Po włączeniu synchronizacji zamówień należy skonfigurować sposób pracy programu w poszczególnych zakładkach podrzędnych zakładki Zamówienia. Włączenie synchronizacji zamówień spowoduje pojawienie się ikon w głównym oknie programu oraz umożliwi pobieranie z Allegro do Subiekta przy użyciu Harmonogramu zadań Windows.



Zakładka Ogólne Początek sekcji ↑


  1. Pole określa magazyn Subiekta, do którego pobierane są zamówienia.

  2. Pole określa kategorię zamówienia w Subiekcie, którą oznaczane są zamówienia pobierane z Allegro. Kategoria jest, obok numeru zamówienia, jednym z elementów identyfikacji. Zamiana raz zdefiniowanej kategorii spowoduje, że zamówienie istniejące w Subiekcie może zostać ponownie do niego dodane.

  3. Znacznik określa, czy dodawane do Subiekta zamówienia mają rezerwować stany magazynowe.

  4. Pole określa, że z Allegro pobrane zostaną zamówienia, których data modyfikacji jest późniejsza niż podana w tym polu.

  5. Znacznik określa, czy numer zamówienia z Allegro ma zostać umieszczony w polu Podtytuł zamówienia pobranego do Subiekta. W Subiekcie istnieje dedykowane pole, w które można wpisać numer dokumentu oryginalnego, jednak ma on tę wadę, że jest stosunkowo krótkie i numery zamówień z Allegro po prostu się do niego nie mieszczą. Umożliwiamy więc zapis tego numeru do pola Podtytuł zamówienia, które ma wystarczający rozmiar. Niezależnie od włączenia znacznika numer zamówienia jest zapisywany w bazie danych Subiekta, jednak nie jest on widoczny dla jego użytkowników.

Zakładka Kontrahent Początek sekcji ↑


  1. Pozwala na połączenie klienta z Allegro z kontrahentem w Subiekcie. Identyfikator klienta Allegro może zawierać do 50 znaków, więc najlepszym polem, do którego ten identyfikator zostanie zapisany w kartotece kontrahenta, jest pole własne. Pole własne należy wcześniej zdefiniować w Administracji Subiekta.

  2. Klienta z Allegro można też identyfikować po adresie e-mail. Adres ten złożony jest z dwóch części: stałej i zmiennej. Cześć stała jest identyczna w każdym zamówieniu, które składa klient. Część zmienna jest generowana losowo i jest różna w każdym zamówieniu składanym przez klienta. W Subiekcie zostanie zapisana tylko część stała w polu E-mail w zakładce Podstawowe kartoteki kontrahenta. Dzięki temu zabiegowi, jeśli klient dokona kolejnego zakupu w Serwisie Allegro w późniejszym terminie, zostanie prawidłowo zidentyfikowany w Subiekcie.

  3. Można zdecydować się na pominięciu synchronizacji klientów i wystawianie dokumentów w Subiekcie zawsze dla kontrahenta jednorazowego.

  4. Prefiks symbolu kontrahenta w Subiekcie musi zostać określony, jeśli kontrahenci mają być synchronizowani z Allegro (została wybrana opcja (1) lub (2)), a w Subiekcie nie zostało ustanowione automatyczne nadawanie symboli kontrahentom przy dodawaniu nowych kartotek. Dodawanym do Subiekta kontrahentom zostanie nadany symbol składający sie z prefiksu oraz numeru systemowego (np. ALLEGRO_987123). Prefiks można ustalić jako dowolny ciąg maksymalnie 10 znaków. Symbol kontrahenta można w Subiekcie później zmienić, jednak nie należy samemu nadawać symboli zawierających prefiks — zmiana symbolu musi być związana z usunięciem prefiksu.  

  5. Zdarza się, że klienci zamawiają przesyłki na adres miejsca pracy. W przypadku większych organizacji sprawia to pewne problemy, jeśli na etykiecie brakuje informacji o konkretnym adresacie przesyłki. Zaznaczenie tej opcji spowoduje dołączenie imienia i nazwiska do adresu dostawy. Opcja ma znaczenie dla tych, którzy nadają przesyłki na podstawie danych zapisanych w Subiekcie.

  6. Zaznaczenie opcji spowoduje, że płatnik będzie zawsze taki sam jak odbiorca na dokumentach zamówienia i sprzedaży w Subiekcie. W większości przypadków będzie to zamawiający z Allegro. Jednak gdy zamawiający oznaczy podczas zakupu opcję "Chcę otrzymać fakturę", do Subiekta zostanie przesłany kontrahent z faktury i to on będzie płatnikiem i odbiorcą na dokumentach w Subiekcie. Pozostawienie opcji niezaznaczonej spowoduje, że w przypadku zaznaczenia przez klienta podczas składania zamówienia opcji "Chcę otrzymać fakturę", do Subiekta zostanie przesłanych dwóch kontrahentów — odbiorcą będzie zamawiający, a płatnikiem kontrahent, na którego ma zostać wystawiona faktura. Stan ten zostanie przeniesiony na dokument sprzedaży, gdzie nabywcą będzie kontrahent wg danych do faktury, natomiast odbiorcą będzie zamawiający. Odbiorca pojawi się więc na automatycznym dokumencie WZ w Subiekcie.

Zakładka Towary Początek sekcji ↑


Podczas pobierania zamówień z Allegro do Subiekta może zdarzyć się, że towar nie zostanie rozpoznany, czyli w Subiekcie nie zostanie odnaleziony towar posiadający kod kreskowy widoczny na aukcji. W tej zakładce decydujemy, jak program ma się zachować w takim przypadku.

  1. Do Subiekta zostanie dodany towar na podstawie danych z aukcji Allegro. Jeśli w Subiekcie ustawione jest automatyczne nadawanie symboli towarom, symbol towaru zostanie ustalony przez Subiekta. Jeśli jednak symbole w Subiekcie nadawane są ręcznie, do pola Symbol zostanie wpisany kod kreskowy, który zostanie również umieszczony w polu Podstawowy kod kreskowy. Symbol może być później dowolnie zmieniony.

  2. Jak w punkcie (1), z tym że zamiast towaru zostanie dodana usługa.

  3. W przypadku nieodnalezienia towaru w Subiekcie program nie pobierze zamówienia do Subiekta. Próba pobrania zamówienia z Allegro będzie wykonywana w przypadku każdej synchronizacji zamówień "aż do skutku", czyli do momentu pojawienia się nierozpoznanego towaru w Subiekcie.

  4. Wybór tej opcji oznacza, że w przypadku nierozpoznania towaru, na dokumentach w Subiekcie pojawi się usługa jednorazowa.

Zakładka Uwagi Początek sekcji ↑


W zakładce Uwagi można włączyć (1) zapisywanie w uwagach zamówienia w Subiekcie tekstu wpisanego przez klienta podczas składania zamówienia w polu Uwagi do zakupu. Uwagi zamówienia w Subiekcie mogą zawierać również adres punktu odbioru. Po włączeniu opcji zapisywania adresu w zakładce Dostawy pojawi się możliwość ustawienia kolejności wpisów (2).




Zakładka Statusy Początek sekcji ↑


Zakładka Statusy umożliwia konfigurację sterowania statusami zamówień w serwisie Allegro. Każda z widocznych na powyższym rysunku akcji wykonywanych z pobranym do Subiekta zamówieniem, może spowodować ustawienie w Allegro konkretnego statusu zamówienia. Żeby skonfigurować Statusy, należy wybrać akcje wykonywane w Subiekcie i przyporządkować im status z Allegro, klikając w pole i wybierając pozycję z rozwijanej listy.

Zakładka Płatności Początek sekcji ↑


Zakładka Statusy umożliwia połączenie form płatności w Subiekcie z formami płatności w Allegro. Należy przyporządkować wszystkie możliwe pojawiające się na rozwijanej liście Typy płatności w Allegro do rodzajów Płatności w Subiekcie. Po poprawnym skonfigurowaniu zakładki, zamówienia pobierane do Subiekta będą posiadały prawidłowe formy płatności.


Zakładka Dostawy Początek sekcji ↑


  1. Pole określa usługę, która pojawi się na ostatniej pozycji zamówienia pobranego z Allegro do Subiekta. Usługę należy wcześniej dodać do kartoteki w Subiekcie.

  2. Włączenie znacznika spowoduje, że zamówienia, w których został wskazany punkt odbioru, po pobraniu do Subiekta będą zawierały adres tego punktu wpisany w uwagach.

Zakładka Automatyczna realizacja Początek sekcji ↑


Ustawienia zakladki Automatyczna realizacja pozwalają skonfigurować automatyczne generowanie w Subiekcie dokumentów sprzedaży (faktur, paragonów) na podstawie pobranych z Allegro zamówień.


  1. Znacznik służy do włączenia funkcjonalności. Po jego zaznaczeniu w głównym oknie programu pojawi się ikona Realizuj zamówienia i dodatkowo będzie możliwe jej uruchomienie z poziomu Harmonogramu zadań Windows.

  2. Przy pomocy znacznika można włączyć funkcjonalność pozwalającą na wstrzymanie realizacji zamówienia jako dokumentu sprzedaży w przypadku wystąpienia jakichkolwiek zakłóceń, np. nierozpoznania kontrahenta, wstawienia usługi jednorazowej, braku stanu magazynowego, pojawienia się komunikatu o błędzie Subiekta itp. W takim przypadku użytkownik będzie musiał indywidualnie wyjaśnić niezgodności i manualnie zrealizować zamówienie jako paragon lub fakturę. Gdy opcja jest wyłączona, dokumenty sprzedaży zostaną utworzone na podstawie zamówienia dodanego do Subiekta bez zmian i niezależnie od zmian automatycznych.

  3. Włączenie znacznika spowoduje, że jako dokumenty sprzedaży będą realizowane jedynie te zamówienia, które w serwisie Allegro mają ustawione wskazane statusy.

  4. Włączenie opcji spowoduje, że zamówienie zostanie zrealizowane jako dokument sprzedaży niezwłocznie po dodaniu do Subiekta. Gdy opcja jest wyłączona, automatyczna realizacja zamówień jest możliwa z użyciem Harmonogramu zadań Windows lub po kliknięciu ikony w głównym oknie programu.

  5. Włączając opcję, decydujemy, że w przypadku braku towaru w magazynie dokument sprzedaży zostanie wystawiony z wycofanym skutkiem magazynowym. Pozostawienie opcji wyłączonej spowoduje, że Synchronizator będzie próbował realizować dany dokument, który nie posiada pokrycia w stanach magazynowych, do skutku, tzn. aż w Subiekcie pojawi się stan magazynowy.

  6. W przypadku zamówień z odbiorem osobistym może zachodzić konieczność ich pobrania do Subiekta, żeby rezerwowały stany magazynowe, jednak dokumenty sprzedaży musiałyby zostać wystawione dopiero wtedy, gdy zamawiający pojawią się po odbiór zamówień. Taką funkcjonalność realizuje Synchronizator, gdy opcja pozostaje wyłączona. Zamówienie z odbiorem osobistym nie zostanie nigdy zrealizowane automatycznie i trzeba to będzie zrobić manualnie. Włączenie opcji spowoduje, że zamówienia będą zawsze realizowane jako dokumenty sprzedaży, niezależnie od sposobu odbioru.

  7. W przypadku zamówień z płatnością przy odbiorze może zachodzić konieczność ich pobrania do Subiekta, żeby rezerwowały stany magazynowe, jednak dokumenty sprzedaży musiałyby zostać wystawione dopiero wtedy, gdy zamawiający odbiorą zamówienia. Taką funkcjonalność realizuje Synchronizator, gdy opcja pozostaje wyłączona. Zamówienie z płatnością przy odbiorze nie zostanie nigdy zrealizowane automatycznie i trzeba to będzie zrobić manualnie. Włączenie opcji spowoduje, że zamówienia będą zawsze realizowane jako dokumenty sprzedaży, niezależnie od formy płatności.

  8. Pole określa, jaką kategorią należy oznaczyć wystawianą fakturę w przypadku, gdy klient zaznaczył podczas zakupu opcję "Chcę otrzymać fakturę".

  9. Znacznik określa, czy faktura ma zostać zarejestrowana na domyślnej dla danego stanowiska drukarce fiskalnej.

  10. Pole wyboru określa, że w przypadku, gdy klient nie zaznaczył podczas zakupu opcji "Chcę otrzymać fakturę", system mimo wszystko zrealizuje zamówienie jako fakturę.

  11. Pole wyboru określa, że w przypadku, gdy klient nie zaznaczył podczas zakupu opcji "Chcę otrzymać fakturę", system zrealizuje zamówienie jako paragon.

  12. Pole wyboru określa, że w przypadku, gdy klient nie zaznaczył podczas zakupu opcji "Chcę otrzymać fakturę", system zrealizuje zamówienie jako paragon imienny.

  13. Pole określa, jaką kategorią należy oznaczyć wystawiany dokument sprzedaży w przypadku, gdy klient nie zaznaczył podczas zakupu opcji "Chcę otrzymać fakturę".

  14. Znacznik określa, czy dokument sprzedaży ma zostać zarejestrowany na domyślnej dla danego stanowiska drukarce fiskalnej.

Jak automatycznie realizować zamówienia i przesyłać dokumenty PDF dla przesyłek pobraniowych?

W przypadku przesyłek pobraniowych zachodzi potrzeba, żeby zrealizować zamówienie i przesłać dokumenty PDF dopiero w momencie, gdy przesyłka zostanie odebrana i co się z tym wiąże - zostanie opłacona. Wtedy byłoby dobrze, żeby czekające na realizację zamówienie zostało automatycznie przetworzone, a klient szybko otrzymał dokument sprzedaży. Żeby osiągnąć taki efekt należy:
- w punkcie (3) dodać status "Odebrane",
- punkt (4) pozostawić nieoznaczony,
- punkt (7) ustawić oznaczony.

Zakładka Faktura / Paragon PDF Początek sekcji ↑


Ustawienia zakładki Faktura / Paragon PDF pozwalają skonfigurować automatyczną wysyłkę wygenerowanych w Subiekcie dokumentów sprzedaży (faktur, paragonów) w postaci plików PDF. Pliki te mogą zostać przesłane do dedykowanego miejsca w serwisie Allegro lub bezpośrednio do klienta przy użyciu wiadomości e-mail.


  1. Znacznik służy do włączenia funkcjonalności. Po jego zaznaczeniu w głównym oknie programu pojawi się ikona Wyślij dokumenty sprzedaży i dodatkowo będzie możliwe jej uruchomienie z poziomu Harmonogramu zadań Windows.


  2. Włączenie znacznika spowoduje, że wysyłane będą dokumenty sprzedaży do tych zamówień, które w serwisie Allegro mają ustawione wskazane statusy.

  3. Włączenie opcji spowoduje, że dokument sprzedaży zostanie wysłany niezwłocznie po jego utworzeniu w wyniku realizacji zamówienia w Subiekcie. Gdy opcja jest wyłączona, automatyczna realizacja zamówień jest możliwa z użyciem Harmonogramu zadań Windows lub po kliknięciu ikony w głównym oknie programu.

  4. Opcja pozwala wybrać wzorzec faktury, który zostanie użyty do wygenerowania pliku PDF. Pozostawienie wzorca domyślnego spowoduje, że użyty zostanie wzorzec domyślny dla stanowiska, na którym uruchamiany jest program.

  5. Opcja pozwala wybrać wzorzec paragonu, który zostanie użyty do wygenerowania pliku PDF. Pozostawienie wzorca domyślnego spowoduje, że użyty zostanie wzorzec domyślny dla stanowiska, na którym uruchamiany jest program.

  6. Opcja pozwala wybrać wzorzec paragonu imiennego, który zostanie użyty do wygenerowania pliku PDF. Pozostawienie wzorca domyślnego spowoduje, że użyty zostanie wzorzec domyślny dla stanowiska, na którym uruchamiany jest program.

  7. Zaznaczenie opcji spowoduje, że wygenerowany plik PDF z dokumentem sprzedaży zostanie przesłany do Allegro. Za dostarczenie dokumentu do klienta odpowiedzialne będzie Allegro. Dokument będzie dostępny również z poziomu listy zakupów w dedykowanym miejscu w interfejsie klienta.

  8. Zaznaczenie opcji pozwoli na wysłanie wiadomości e-mail z dokumentem sprzedaży w formie załącznika PDF bezpośrednio do klienta.  Treść wiadomości można ustawić klikając klawisz Szablon wiadomości email (9). W edytorze treści (rys. poniżej) mamy dostępne tagi, które pozwolą na utworzenie uniwersalnej treści dla spersonalizowanych wiadomości.