Spis treści


W celu rozpoczęcia pracy z programem należy utworzyć zadania. Dokumenty będą wysyłane zgodnie z wybranymi ustawieniami w zdefiniowanych zadaniach.



Rysunek 36

Dostępne opcje za nakładce zadania to:

  • Odśwież – wybranie tej opcji odświeża listę, w głównym oknie programu, zawierającą utworzone szablony.
  • Dodaj zadanie – wybranie tej opcji spowoduje otwarcie okna, w którym można zdefiniować nowe zadanie (rozdział 6.1).
  • Edytuj zadanie – wybranie tej opcji umożliwi edycję, istniejącego już szablonu.
  • Powiel zadanie – wybranie tej opcji, powieli zaznaczone w głównym oknie programu istniejące już zadanie.
  • Usuń zadanie – wybranie tej opcji usunie wskazany w głównym oknie programu szablon
  • Zaznacz wszystko – wybranie tej opcji spowoduje zaznaczenie wszystkich utworzonych zadań w głównym oknie programu.
  • Odznacz wszystko – wybranie tej opcji spowoduje odznaczenie wszystkich utworzonych zadań w głównym oknie programu.
  • Odwróć zaznaczenie – wybranie rej opcji spowoduje, że zaznaczone zadania będą odznaczone i odwrotnie.
  • Podgląd – wybranie tej opcji spowoduje otwarcie okna, zawierającego listę dokumentów, do wysłania w dla zaznaczonego zadania.
  • Uruchom – wybranie tej opcji uruchomi wysyłkę dokumentów, dla zaznaczonych zadań
  • Uruchom wszystkie – wybranie tej opcji uruchomi wysyłkę dokumentów dla wszystkich zadań.

Dodawanie nowego zadania Spis treści ↑

Okno dodawania zadania podzielone jest na kilka zakładek. W każdej z nich użytkownik może zdefiniować opcje związane z wysyłaniem dokumentów.

Kwalifikatory Początek sekcji ↑

W tym miejscu należy zdefiniować kwalifikatory dla tworzonego zadania.



Rysunek 37

Możliwe opcje do wyboru to:

  • Typ dokumentów – należy wybrać, które typy dokumentów będą wysyłane.
  • Wysyłaj dokumenty oznaczone flagą – zaznaczając tę opcję, wysyłane będą tylko dokumenty z wybraną flagą.
  • Wysyłaj dokumenty oznaczone kategorią – zaznaczając tę opcję, wysyłane będą tylko dokumenty z wybraną kategorią.
  • Kwalifikacja dokumentu na podstawie zawartości pola ‘Uwagi’ – pozwala na sterowanie wysyłką dokumentów na podstawie dowolnego wpisu w polu ‘Uwagi do dokumentu’ bądź braku wpisu.
  • Magazyny – dokumenty będą wysyłane tylko z wybranych magazynów.
  • Cechy kontrahentów – dokumenty będą wysyłane tylko dla kontrahentów, którzy posiadają wskazane cechy.
    • Opcje cech – użytkownik może zdefiniować czy kontrahent ma posiadać jedną ze wskazanych cech czy wszystkie wskazane.

Pliki Początek sekcji ↑

W tej zakładce użytkownik może wybrać, jakiego typu pliki mają być wysyłane.



Rysunek 38

Akcje Początek sekcji ↑

W tym miejscu użytkownik może wybrać czy dokumenty mają być wysyłane na adres e-mail, zapisywane do pliku czy wysyłane na serwer FTP.

E-MAIL



Rysunek 39

  • Szablon – należy wybrać, jeden z wcześniej utworzonych szablonów e-mail
  • Lokalizacja adresu e-mail– należy wskazać, z którego miejsca w Subiekcie GT będzie pobierany adres e-mail do wysyłki dla kontrahentów. Możliwe opcje do wyboru to:
    • Podstawowy adres e-mail kontrahenta – adres e-mail znajdujący się w kartotece kontrahenta na zakładce podstawowe.
    • Pole własne – adres e-mail znajdujący się w polu własnym kontrahenta.
  • Ukryta kopia– użytkownik może wysyłać ukrytą kopię wiadomości.
    • Wyślij ukrytą kopię pod adres – zaznaczając tę opcję, możliwe będzie wysyłanie ukrytej kopii wiadomości pod wskazany niżej adres e-mail.
  • Opcje wysyłki– użytkownik może zdefiniować dodatkowe opcje wysyłki wiadomości.
    • Żądaj potwierdzenia doręczeń wysłanych wiadomości – włączenie tej opcji spowoduje żądanie u odbiorcy wiadomości potwierdzenia doręczenia wiadomości.
  • Katalog z dodatkowymi załącznikami – w tym miejscu można wskazać katalog, który zawiera załączniki, które będą dołączane do wysyłanej wiadomości e-mail.
  • Gdy kontrahent nie posiada adresu e-mail – użytkownik może zdecydować co zrobić jeżeli kontrahent nie posiada adresu e-mail we wskazanej lokalizacji.
    • Wyślij pod adres – należy wskazać adres e-mail, pod który zostanie wysłana wiadomość, jeżeli kontrahent nie będzie miał adresu e-mail we wskazanej lokalizacji e-mail.
    • Powiadom mnie o tym w raporcie – w zakładce dokumenty wysłane, pojawią się informacje o braku adresu e-mail kontrahenta.
  • Dołącz do wiadomości dokument PDF z windykacją – do wiadomości będzie dołączony plik pdf z windykacją. Plik został utworzony na potrzeby programu, przykład poniżej:



Rysunek 40

KATALOG

W tej zakładce użytkownik może wskazać lokalizację na dysku, gdzie będą zapisywane generowane dokumenty oraz pliki wybrane w zakładce pliki (rozdział 6.1.2).



Rysunek 41

FTP

W tej zakładce użytkownik może zestawić połączenie z serwerem FTP, na którym zapisywane będą generowane dokumenty i pliki. Użytkownik może wskazać odrębne katalogi dla różnych typów plików



Rysunek 42

Po wykonaniu Początek sekcji ↑

W tej zakładce użytkownik, może zdecydować czy wykonać akcje na wybranym, wysłanym typie dokumentów.


Możliwe opcje do wyboru to:

  • Dodaj – wybranie tej opcji spowoduje dodanie nowego zestawu akcji.
  • Edytuj – wybranie tej opcji spowoduje edycje wybranego zestawu akcji.
  • Usuń – wybranie tej opcji spowoduje usunięcie wybranych zestawów akcji.
  • Usuń wszystkie – wybranie tej opcji spowoduje usunięcie wszystkich zestawów akcji.



Rysunek 43

Opcje dostępne podczas dodawania zestawu akcji:

  • Typ dokumentu – należy wybrać typ dokumentu, dla którego będzie aktywny tworzony zestaw akcji.
  • Oznacz dokument po wysłaniu flagą – wysłane dokumenty mogą być oznaczane w Subiekcie GT, wybraną w tym miejscu flagą.
  • Uwagi do dokumentu – dla wysłanych dokumentów, zostaną wstawione uwagi o treści wprowadzonej w tym miejscu.
  • Wstaw informację o dacie wysłania w pole własne dokumentu – użytkownik może wskazać pole własne, którym będą umieszczane informacje o wysłanym dokumencie.
  • Zapisz bieżącą konfigurację typu jako domyślną – zaznaczenie tej opcji spowoduje, że kolejno dodawane zestawy akcji będą miały skonfigurowane opcje analogicznie do tego zestawu akcji.

Wzorce wydruku Początek sekcji ↑

W tym miejscu użytkownik może przypisać zadaniu wzorce wydruku, na podstawie których będą wysyłane dokumenty dla tworzonego zadania.



Rysunek 44